หลายคนที่กำลังมองหา ห้องประชุมสัมมนา สำหรับจัดงาน แน่นอนว่าความสำคัญกับการเลือก สถานที่จัดงาน ที่ดูดี หรือเดินทางสะดวก แต่กลับมองข้ามสิ่งที่เป็นหัวใจสำคัญ ซึ่งกำหนดบรรยากาศและความสำเร็จของงาน นั่นคือ “การจัดโต๊ะ” หรือ Layout ของ ห้องประชุม นั่นเอง การมีสถานที่ที่สวยที่สุด แต่จัด Layout ผิด คงไม่ดีแน่

บทความนี้จะว่าด้วยเรื่องของ Layout ห้องประชุม ที่คนจัดงานอีเว้นท์ทุกคนต้องรู้ ว่าแต่ละแบบมีจุดเด่น จุดด้อย และเหมาะสมกับงานประเภทไหน เพื่อให้คุณสามารถเลือกใช้ได้อย่างเป๊ะปัง และสร้างผลลัพธ์ที่ดีที่สุดให้กับงานของคุณ

Layout ห้องประชุมยอดนิยม เลือกแบบไหนให้เวิร์ก

การเลือก Layout ไม่ใช่แค่เรื่องของความจุ แต่เป็นเรื่องของ “การสื่อสาร” ที่คุณต้องการให้เกิดขึ้นในห้องนั้น เรามาเจาะลึกทีละแบบกันครับ

1. Boardroom (ห้องประชุมผู้บริหาร)

ลักษณะเด่น: นี่คือภาพจำคลาสสิกของ “ห้องประชุม” อย่างแท้จริง ลักษณะคือมีโต๊ะขนาดใหญ่ (มักจะเป็นสี่เหลี่ยมผืนผ้า วงรี หรือทรงแคปซูล) ตั้งอยู่กลางห้อง และมีเก้าอี้ล้อมรอบ ส่วนใหญ่มักพบในห้องประชุมบอร์ดบริหารของบริษัทต่างๆ

เหมาะกับงานแบบไหน: Layout นี้ออกแบบมาเพื่องานที่ต้องการความจริงจัง การอภิปรายถกเถียง หรือการตัดสินใจร่วมกัน เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการประชุมผู้บริหาร (Executive Meeting) การเจรจาต่อรองทางธุรกิจ หรือการประชุมทีมที่ต้องการให้ทุกคนมีส่วนร่วมเท่าเทียมกัน โดยกลุ่มเป้าหมายควรมีขนาดเล็ก ไม่เกิน 10-15 คน หากมากกว่านี้จะเริ่มอึดอัดและคุยกันไม่ทั่วถึง

ข้อดี: ข้อได้เปรียบที่ชัดเจนที่สุดคือทุกคนเห็นหน้ากัน ทำให้การสื่อสารสองทางเกิดขึ้นได้ง่าย สร้างบรรยากาศที่ค่อนข้างเท่าเทียมในการแสดงความคิดเห็น และให้ความรู้สึกที่เป็นทางการ น่าเชื่อถือ

ข้อเสีย: ข้อจำกัดสำคัญคือไม่เหมาะกับคนจำนวนมาก และไม่เหมาะกับการนำเสนอที่มีวิทยากรหลักเป็นศูนย์กลาง เพราะผู้เข้าร่วมประชุมบางคนจะต้องหันข้าง หรือหันเกือบหลังเพื่อมองจอพรีเซนเทชั่น ซึ่งอาจทำให้เสียสมาธิได้

2. U-Shape (ห้องประชุมแบบตัวยู)

ลักษณะเด่น : การจัดโต๊ะเป็นรูปทรงตัว U โดยเว้นพื้นที่ตรงกลางและด้านหน้าไว้ให้ว่าง เพื่อเป็นพื้นที่ของวิทยากรหรือผู้ดำเนินการประชุม

เหมาะกับงานแบบไหน : นี่คือ Layout ที่สมบูรณ์แบบสำหรับ Workshop และ Training ที่ต้องการการมีส่วนร่วมสูง วิทยากรสามารถเดินเข้าไปในพื้นที่ตัว U เพื่อโค้ชชิ่ง หรือให้คำแนะนำผู้เข้าร่วมได้อย่างใกล้ชิด เหมาะสำหรับกลุ่มขนาดเล็กถึงขนาดกลาง ประมาณ 15-30 คน

ข้อดี : วิทยากรกลายเป็นจุดศูนย์กลางของงานอย่างแท้จริง และสามารถสร้าง Interaction ได้อย่างทั่วถึง ผู้เข้าประชุมเองก็ยังสามารถมองเห็นหน้ากัน (คนที่นั่งฝั่งตรงข้าม) และเห็นวิทยากรได้ชัดเจน นอกจากนี้ ทุกคนยังมีพื้นที่โต๊ะสำหรับจดบันทึก วางเอกสาร หรือทำกิจกรรม Workshop ได้สะดวก

ข้อเสีย : U-Shape ใช้พื้นที่ค่อนข้างเยอะเมื่อเทียบกับจำนวนคนที่รองรับได้ และหากพยายามจัดสำหรับคนจำนวนมากเกินไป (เช่น 40-50 คน) ตัว U จะกว้างมาก ทำให้ผู้เข้าร่วมที่นั่งอยู่ปลายแขนทั้งสองข้าง คุยกันเองได้ลำบาก และรู้สึกห่างเหินจากวิทยากร

3. Classroom (หองประชุมแบบห้องเรียน)

ลักษณะเด่น : เป็นการจัดโต๊ะและเก้าอี้โดยหันหน้าไปทางด้านหน้า หรือเวทีทั้งหมด เหมือนกับห้องเรียนในโรงเรียนหรือมหาวิทยาลัย นี่คือ Layout มาตรฐานสำหรับ ห้องประชุมสัมมนา ส่วนใหญ่

เหมาะกับงานแบบไหน : เหมาะที่สุดสำหรับการบรรยายที่เน้นการถ่ายทอดข้อมูล (One-way communication) ที่ผู้เข้าร่วมจำเป็นต้องจดเลคเชอร์ หรือใช้ Laptop ตลอดการบรรยาย เช่น งานสัมมนาวิชาการ การอบรมพนักงานที่เน้นเนื้อหาหนักๆ หรืองานสอบวัดผล

ข้อดี : สามารถจุคนได้ค่อนข้างเยอะ (แต่ยังน้อยกว่าแบบ Theatre) โดยที่ทุกคนยังมีพื้นที่ทำงานส่วนตัวบนโต๊ะ ผู้เข้าร่วมทุกคนจะมีสมาธิและโฟกัสไปที่ผู้สอนหรือเวทีด้านหน้า

ข้อเสีย : การมีส่วนร่วม (Interaction) ระหว่างผู้ฟังด้วยกันแทบจะเป็นศูนย์ เพราะทุกคนมองเห็นแต่ด้านหลังของคนข้างหน้า วิทยากรเองก็เข้าถึงผู้ฟังแถวหลังได้ยาก ทำให้บรรยากาศอาจจะดูเคร่งเครียดและขาดชีวิตชีวาได้ง่าย

ห้องประชุมแบบ Cluster หรือ Banquet (ห้องประชุมโต๊ะกลม)

ยังมีอีกหนึ่ง Layout ที่ได้รับความนิยมมาก โดยเฉพาะในงานที่เน้นการปฏิสัมพันธ์และการทำงานกลุ่ม

Cluster / Banquet (แบบกลุ่ม / โต๊ะกลม)

ลักษณะเด่น : เป็นการจัดโต๊ะ (มักจะเป็นโต๊ะกลม หรืออาจเป็นโต๊ะสี่เหลี่ยมเล็กๆ) กระจายไปทั่วห้อง โดยแต่ละโต๊ะจะมีเก้าอี้นั่งล้อมวงกันเป็นกลุ่มย่อยๆ (กลุ่มละ 6-10 คน)

เหมาะกับงานแบบไหน : นี่คือ Layout ที่ดีที่สุดสำหรับ Workshop ที่เน้นการแบ่งกลุ่มทำกิจกรรม (Group Discussion) หรือระดมสมอง นอกจากนี้ยังเป็น Layout มาตรฐานสำหรับงานเลี้ยงสังสรรค์ (Gala Dinner) หรืองาน Networking ที่ต้องการบรรยากาศผ่อนคลาย

ข้อดี : ส่งเสริมการทำงานร่วมกันเป็นทีมและการสร้างเครือข่าย (Networking) อย่างมาก บรรยากาศโดยรวมจะดูผ่อนคลายและเป็นกันเองมากกว่า Layout อื่นๆ

ข้อเสีย : ใช้พื้นที่เยอะมากต่อจำนวนคน และข้อเสียที่ชัดเจนในงานสัมมนาคือ จะมีผู้เข้าร่วมบางส่วน (เกือบครึ่งโต๊ะ) ที่ต้องนั่งหันหลังหรือหันข้างให้กับเวทีหลัก ทำให้ต้องบิดตัวมองตลอดเวลา

คำถามที่พบบ่อย

Q1: งาน Workshop 30 คน ควรเลือก U-Shape หรือ Classroom? 

A: ถ้า Workshop ของคุณเน้นให้ผู้เข้าร่วมได้ลงมือปฏิบัติจริง และวิทยากรต้องเดินเข้าไปโค้ชชิ่งอย่างใกล้ชิด ให้เลือก U-Shape ครับ แต่ถ้า Workshop นั้นเน้นการบรรยายเนื้อหาหนักๆ สลับกับการทำแบบฝึกหัดบน Laptop ส่วนตัว Classroom อาจจะตอบโจทย์เรื่องพื้นที่การทำงานส่วนตัวที่ดีกว่า

Q2: ถ้าจัดงานแบบ Hybrid Meeting (มีคนในห้องและ Online) ควรเลือก Layout แบบไหน? 

A: U-Shape และ Boardroom มักจะเหมาะกับการจัด Hybrid มากกว่า เพราะกล้องสามารถจับภาพใบหน้าและปฏิกิริยาของผู้ร่วมประชุมในห้องได้ง่าย ทำให้คนทางบ้านรู้สึกเหมือนได้นั่งอยู่ในวงสนทนาด้วย แต่ถ้าคนในห้องมีจำนวนเยอะมาก การใช้ Classroom ก็ยังจำเป็น โดยต้องมีการวางแผนเรื่องมุมกล้องและระบบไมโครโฟนสำหรับผู้เข้าร่วมในห้องให้ดี เพื่อให้คน Online ได้ยินชัดเจน

Q3: เราขอเปลี่ยน Layout ห้องประชุมหน้างานได้หรือไม่? 

A: ในส่วนนี้ อาจต้องสอบถามโดยตรงกับ “สถานที่จัดงาน” เนื่องจากต้องใช้เวลาและทีมงานในการ Set-up โต๊ะ เก้าอี้ รวมถึงการจัดระบบไฟและเครื่องเสียงให้สอดคล้องกับ Layout นั้นๆ ล่วงหน้าเป็นเวลาหลายชั่วโมงหรือครึ่งค่อนวัน แนะนำให้ยืนยัน Layout ที่ต้องการกับสถานที่จัดงานอย่างน้อย 1-2 สัปดาห์ก่อนวันงานจริง

สรุป

สุดท้ายแล้ว ไม่มี Layout ห้องประชุม ไหนที่ “ดีที่สุด” มีแต่ Layout ที่ “เหมาะที่สุด” สำหรับวัตถุประสงค์ของงานก่อนที่คุณจะจอง “ห้องประชุม” หรือ “สถานที่จัดงาน” ครั้งต่อไป อย่าลืมถามตัวเองก่อนว่า “วัตถุประสงค์หลักของงานนี้คืออะไร?” “เราต้องการให้ผู้เข้าร่วมมี Interaction กันแบบไหน?” และ “วิทยากรต้องการสื่อสารกับผู้ฟังอย่างไร?”

หากคุณไม่มั่นใจ ลองปรึกษากับทีมงานของสถานที่จัดงานที่มีประสบการณ์ พวกเขาไม่ได้มีหน้าที่แค่ขายห้อง แต่สามารถเป็นที่ปรึกษา ช่วยแนะนำ Layout ที่เหมาะสมที่สุด เพื่อให้อีเว้นท์ของคุณประสบความสำเร็จตามเป้าหมายที่วางไว้ได้

..คิดถึงจัดเลี้ยง คิดถึงเรา..

Avana Hotel มีบริการ สถานที่จัดงาน เช่าห้องประชุม ห้องสัมมนา งานจัดเลี้ยง หรือ งานแต่งงาน รองรับได้มากถึง 1,000 คน เดินทางสะดวก ใกล้ทางด่วน และ ใกล้บีทีเอสบางนาเพียง 2 กม. พร้อมบริการรับส่งฟรี 

หากคณกำลังมองหาสถานที่ จัดงานอีเว้นท์ ที่จัดงานแต่ง ติดต่อเราได้ที่ Line @avana หรือโทร 02-763-2900
ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ทางเฟซบุ๊ก Avana Bangkok Hotel & Convention Centre