ว่าที่บ่าวสาวหลายคู่มักเริ่มต้นเส้นทางการเตรียมงานแต่งด้วยความฝัน เมื่อได้เห็นภาพห้องบอลรูมสวยหรูของโรงแรมในฝัน ก็ตกหลุมรักจนรีบวางเงินมัดจำทันที แต่แล้วความปวดหัวก็มักจะตามมาทีหลัง เมื่อใบแจ้งหนี้รายการสุดท้ายถูกส่งมา พร้อม “รายละเอียดที่ซ่อนอยู่” ที่ไม่เคยถูกพูดถึงในวันแรก
การเลือก สถานที่จัดงานแต่ง ไม่ใช่แค่การเลือกโลเคชั่นที่สวยงาม แต่คือการเลือกพาร์ทเนอร์คนสำคัญที่จะมาช่วยดูแลให้วันสำคัญที่สุดของคุณราบรื่น การที่ไม่ตกลง 7 ข้อต่อไปนี้ให้ชัดเจนตั้งแต่แรก คือสาเหตุหลักที่ทำให้งบประมาณ “บานปลาย” อย่างน่าใจหาย มาดูกันว่า 7 Checklist ที่เราต้องถาม-ต้องเช็ก ก่อนที่คุณจะเซ็นสัญญาจอง โรงแรมจัดงานแต่ง เพื่อให้คุณได้งานที่ตรงปก และคุมงบประมาณได้จริง
7 Checklist เคลียร์ให้จบ ก่อนจองโรงแรมจัดงานแต่ง
1. “Minimum Spend” (ยอดใช้จ่ายขั้นต่ำ) กับ “ราคาต่อคน”
นี่คือเรื่องเงินก้อนใหญ่ที่สุดที่ต้องทำความเข้าใจให้ชัดเจนครับ อธิบายง่ายๆ คือ:
- ราคาต่อหัว (Per Head): คิดเงินตามจำนวนแขกที่มาจริง เช่น โรงแรมเสนอราคาค็อกเทลหัวละ 1,500 บาท หากแขกมา 300 คน คุณก็จ่าย 1,500 x 300 = 450,000 บาท
- Minimum Spend (ยอดการันตีขั้นต่ำ): โรงแรมจะกำหนดว่า ไม่ว่าแขกคุณจะมากี่คน คุณต้องมียอดใช้จ่ายกับโรงแรม (รวมค่าอาหาร เครื่องดื่ม หรือค่าห้อง) ให้ถึงยอดที่กำหนด เช่น 500,000 บาท
แล้วแบบไหนคุ้มกว่า?
ถ้าคุณมีแขกน้อยกว่าที่คำนวณไว้ การจ่ายแบบ Minimum Spend อาจทำให้คุณต้องสั่งอาหารหรือเครื่องดื่มเพิ่ม “ให้ครบยอด” โดยไม่จำเป็น แต่หากแพ็คเกจ Minimum Spend นั้นรวมของแถมหลายอย่าง (เช่น ห้องพัก, ค่าตกแต่ง) และจำนวนแขกของคุณค่อนข้างแน่นอน ก็อาจจะคุ้มค่ากว่า ต้องคำนวณให้ดีครับ
2. “ค่านำเข้า” (Vendor Fees) กับดักที่ต้องระวัง
จำไว้ว่า โรงแรมจัดงานแต่ง หลายแห่ง “บังคับ” ให้ใช้ผู้ให้บริการ (Vendor) ของโรงแรมเท่านั้น โดยเฉพาะเรื่องการตกแต่ง หรือหากคุณยืนยันที่จะนำทีมข้างนอกที่ถูกใจกว่าเข้าไป จะต้องเสียค่าธรรมเนียมที่เรียกว่า “ค่านำเข้า” ซึ่งบานปลายได้ง่ายมาก
- ค่านำเข้าทีมตกแต่ง / ดอกไม้ (Decoration fee)
- ค่านำเข้าวงดนตรี / DJ (Music fee)
- ค่านำเข้าทีมแสง สี เสียง (Lighting & Sound fee)
- (บางแห่งอาจมี) ค่านำเข้าทีมออแกไนเซอร์ หรือทีมรันคิว
Action: ต้องถามเซลล์ให้ชัดเจนว่า “มีค่านำเข้าอะไรบ้าง?” และ “แต่ละรายการคิดเท่าไหร่?” เพื่อนำไปบวกลบในงบประมาณของคุณด้วย
3. ค่าเปิดขวด เรื่องเล็กที่ไม่เล็ก
สำหรับงานเลี้ยงฉลองในไทย เครื่องดื่มแอลกอฮอล์ (เหล้า, ไวน์) เป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ และส่วนใหญ่บ่าวสาวมักจะนำเข้าไปเองเพราะได้ราคาที่ดีกว่า แต่โรงแรมก็จะคิด “ค่าเปิดขวด”
Action: ต้องถาม 3 ข้อนี้ให้ชัดเจน
- แพ็คเกจที่คุณซื้อ รวมค่าเปิดขวด (Free Corkage Fee) แล้วหรือยัง?
- ถ้าไม่รวม หรือรวมแบบจำกัด… โรงแรม “ฟรี” ให้กี่ขวด?
- หากเกินจากจำนวนที่ฟรี คิดค่าเปิดขวด ขวดละเท่าไหร่? (จุดนี้บานปลายง่ายมากหากแขกของคุณเป็นสายดื่ม)
4. ที่จอดรถ และ การเดินทาง
ความสะดวกสบายของแขกที่มาร่วมงาน คือหน้าตาและเกียรติของเจ้าภาพ อย่ามองข้ามจุดนี้เด็ดขาด สถานที่จัดงานแต่งงาน ที่ดีต้องตอบโจทย์เรื่องนี้ Checklist:
- แขกเดินทางสะดวกหรือไม่? (ใกล้ BTS/MRT หรือเข้าซอยลึกแค่ไหน)
- ที่จอดรถเพียงพอต่อจำนวนแขกหรือไม่? (ถามเซลล์เลยว่าห้องนี้การันตีที่จอดรถได้กี่คัน สำหรับแขก 400 คน)
- แขกต้องจ่ายค่าจอดรถเอง หรือสามารถสแตมป์บัตรจอดรถฟรีได้กี่ชั่วโมง? (สำคัญมากสำหรับ After Party ที่อาจลากยาว)
5. ห้องพักฟรี และ ส่วนลด
นี่คือสิทธิประโยชน์มาตรฐานที่ โรงแรมจัดงานแต่ง ที่ดีควรมีให้ อย่าลืมทวงถามและตรวจสอบรายละเอียด Checklist:
- มีห้องพักฟรี (Bridal Suite) ให้บ่าวสาวในคืนวันงานหรือไม่? (รวมอาหารเช้าสำหรับ 2 ท่านหรือไม่?)
- มีห้องสำหรับ “แต่งตัว” และ “ส่งตัว” (ที่อาจไม่ใช่ห้องพักค้างคืน) ให้ในวันงานหรือไม่? (ห้อง Day Use)
- มีเรทราคาห้องพักพิเศษ (ส่วนลด) สำหรับญาติพี่น้อง หรือเพื่อนที่ต้องการจองห้องพักเพื่อมาร่วมงานหรือไม่?
6. แผนสำรอง หากฝนฟ้าไม่เป็นใจ
ข้อนี้สำคัญ “ที่สุด” หากคุณเลือกจัดงานในพื้นที่ Outdoor เช่น งานริมสระว่ายน้ำ, งานในสวน หรือบน Rooftop บรรยากาศอาจจะสวยโรแมนติก แต่ก็เสี่ยงกับดินฟ้าอากาศเมืองไทย Action:
- ต้องถามเซลล์อย่างจริงจังว่า “ถ้าฝนตก หรือ อากาศร้อนจัด” โรงแรมมีแผนสำรองย้ายเข้าห้อง Indoor ห้องไหน?
- ขอดูห้องนั้นเลยว่า สวยงามเพียงพอและรองรับแขกได้จริงหรือไม่?
- มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในการย้าย หรือค่า Set up สำรองหรือไม่?
- ต้องตัดสินใจย้าย (Call time) ล่วงหน้ากี่ชั่วโมงก่อนเริ่มงาน?
7. Food Tasting ชิมอาหาร หน้าตาของงาน
รองจากความสวยงามของบ่าวสาว สิ่งที่แขกจะจดจำและพูดถึงมากที่สุดก็คือ “อาหาร” ไม่ว่าจะเป็นโต๊ะจีน, บุฟเฟต์ หรือค็อกเทล รสชาติต้องดีและปริมาณต้องเพียงพอ
Action:
- สามารถขอชิมอาหาร (Food Tasting) ก่อนตัดสินใจมัดจำได้หรือไม่?
- หากโรงแรมแจ้งว่าต้องมัดจำก่อน ถึงจะมีสิทธิ์ชิม… สามารถชิมได้ฟรีกี่ท่าน?
- หลังจากชิมแล้ว สามารถปรับเปลี่ยนรสชาติ (เช่น ลดเค็ม เพิ่มเปรี้ยว) หรือสลับรายการอาหารในเมนูได้หรือไม่?
คำถามที่พบบ่อย
Q1: เราควรจองโรงแรมจัดงานแต่งล่วงหน้านานแค่ไหน?
A: สำหรับ “ฤกษ์ดี” (วัน-เดือน-ปีมงคลยอดฮิต) หรือโรงแรม 5 ดาวชื่อดังที่มีชื่อเสียงเรื่องจัดงานแต่ง ควรจองล่วงหน้าอย่างน้อย 10-12 เดือนครับ แต่หากเป็นวันทั่วไป หรือโรงแรมเปิดใหม่ การจองล่วงหน้า 6-8 เดือนก็ยังพอมีตัวเลือกที่ดีให้ตัดสินใจ
Q2: Minimum Spend มักจะรวมค่านำเข้า หรือ ค่าเปิดขวด หรือยัง?
A: โดยทั่วไป “ไม่รวม” Minimum Spend หรือยอดใช้จ่ายขั้นต่ำ มักจะนับเฉพาะค่าใช้จ่ายที่จ่ายให้โรงแรมโดยตรง เช่น ค่าอาหาร, ค่าเครื่องดื่มของโรงแรม, และค่าเช่าสถานที่ (ถ้ามี) ส่วนค่านำเข้าและค่าเปิดขวด มักจะเป็น “ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม” (Extra charge) ที่อยู่นอกเหนือจากยอดการันตีนี้ครับ ต้องตรวจสอบในสัญญาให้ดี
Q3: ถ้าแขกเราน้อยกว่าแพ็คเกจขั้นต่ำของโรงแรม เราควรทำอย่างไร?
A: ให้ลองเจรจากับฝ่ายขาย เช่น หากแพ็คเกจบังคับที่ 300 คน แต่เรามีแขกจริงแค่ 250 คน ให้ลองขอ “แลกส่วนต่าง” นั้นเป็นอย่างอื่นแทนได้หรือไม่ เช่น ขออัปเกรดเมนูอาหารให้หรูหราขึ้น, ขอเพิ่มซุ้มอาหาร (Food Station) 1-2 ซุ้ม, หรือขอฟรีค่านำเข้าวงดนตรีแทน โรงแรมส่วนใหญ่มักจะยืดหยุ่นให้หากเราเจรจาด้วยเหตุผลที่ดี
สรุป
การเลือก “สถานที่จัดงานแต่ง” ไม่ใช่แค่การเปรียบเทียบ “ราคา” ในใบเสนอหน้าสุดท้าย แต่คือการเปรียบเทียบ “ความคุ้มค่า” และ “บริการ” ทั้งหมดที่ซ่อนอยู่ในรายละเอียด ซึ่ง 7 เช็กลิสต์ที่ได้กล่าวมา เราควรเคลียร์กับกับเซลล์ตั้งแต่แรก แม้จะดูจุกจิก แต่จะช่วยป้องกันปัญหาปวดหัวและงบบานปลายในภายหลังได้มหาศาล เพื่อให้คุณทั้งคู่ได้ โรงแรมจัดงานแต่ง ที่ตรงปก และได้ใช้เวลาในวันสำคัญจริงอย่างมีความสุข โดยไม่ต้องกังวลเรื่องค่าใช้จ่ายจุกจิกที่ตามมาทีหลัง
Avana Hotel มีบริการ สถานที่จัดงาน เช่าห้องประชุม ห้องสัมมนา งานจัดเลี้ยง หรือ งานแต่งงาน รองรับได้มากถึง 1,000 คน เดินทางสะดวก ใกล้ทางด่วน และ ใกล้บีทีเอสบางนาเพียง 2 กม. พร้อมบริการรับส่งฟรี
หากคณกำลังมองหาสถานที่ จัดงานอีเว้นท์ ที่จัดงานแต่ง ติดต่อเราได้ที่ Line @avana หรือโทร 02-763-2900
ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ทางเฟซบุ๊ก Avana Bangkok Hotel & Convention Centre