เคยสังเกตไหมว่า ช่วงเวลาที่คนตั้งใจและตื่นตัวมากที่สุดในงาน สัมมนา คือช่วงไหน? …คำตอบที่มักจะได้ยินเล่นๆ แต่เป็นเรื่องจริงก็คือ “ช่วง Coffee Break” นั่นเอง

หลายคนอาจมองว่านี่เป็นเพียงช่วงพักดื่มกาแฟธรรมดาๆ แต่ในความเป็นจริง นี่คือ “ช่วงเวลาทอง” ของงานอีเว้นท์อย่างแท้จริง เป็นช่วงที่ผู้เข้าร่วมงานจะได้ย่อยข้อมูลที่เพิ่งได้รับมา, แลกเปลี่ยนความคิดเห็น, และสร้างเครือข่าย (Networking) กับคนอื่นๆ ในอุตสาหกรรมเดียวกัน แต่ลองนึกภาพตามว่า… ถ้า “สถานที่จัดสัมมนา“ ที่คุณเลือกสรรมาอย่างดี กลับเสิร์ฟแค่กาแฟรสชาติจืดชืด กับขนมปังแข็งๆ ที่มีให้เลือกเพียงอย่างเดียว แถมยังต้องยืนเบียดกันในพื้นที่แคบๆ… บรรยากาศดีๆ และพลังงานบวกที่อุตส่าห์สร้างมาอย่างยากลำบากใน “ห้องสัมมนา” ก็สามารถ “พัง” ทลายลงได้ในทันที

4 Checklist “Coffee Break” ก่อนจองสถานที่จัดสัมมนา

1.ความหลากหลาย ที่มากกว่าขนมปังกับกาแฟ

เบรกเช้าเจอครัวซองต์ พอเบรกบ่ายก็เจอเดนิช หรือขนมปังไส้กรอก วนเวียนไปแบบนี้แทบทุกงานที่ไป Checklist ที่คุณต้องถามเซลล์ของ สถานที่จัดสัมมนา คือ เมนูเบรกมีความหลากหลายแค่ไหน สิ่งสำคัญคือต้องมี “สมดุล” ระหว่างของคาวและของหวาน ไม่ใช่มีแต่แป้งและน้ำตาล ลองถามดูว่ามีเมนูจำพวกแซนด์วิชจิ๋ว, พัฟไส้กรอก, ขนมปังหน้าหมู หรือคานาเป้เล็กๆ ควบคู่ไปกับของหวานอย่างทาร์ตผลไม้, มินิเค้ก หรือเอแคลร์ หรือไม่ นอกจากนี้ ยังควรมีผลไม้สดตามฤดูกาล หรือของทานเล่นอื่นๆ เช่น โยเกิร์ต หรือถั่วอบ เพื่อเป็นทางเลือก ทิปสำหรับมือโปรคือ ให้ขอดูเมนูตัวอย่างของเบรกเช้า และ เบรกบ่าย และยืนยันว่า 2 เบรกนี้ต้อง “ไม่ซ้ำกัน” อย่างเด็ดขาด เพื่อสร้างความประทับใจให้ผู้เข้าร่วมงาน

2.ตัวเลือกสุขภาพ เทรนด์ที่ห้ามมองข้าม

ในยุคที่ผู้คนใส่ใจสุขภาพมากขึ้น การจัดเบรกที่อุดมไปด้วยแป้ง ครีม และน้ำตาลปริมาณสูง ไม่เพียงแต่ทำให้ผู้เข้าร่วมงานรู้สึก “ผิด” ที่ต้องทาน แต่ยังส่งผลเสียโดยตรงต่องาน สัมมนา ของคุณด้วย นั่นคืออาการ “Sugar Crash” หรืออาการง่วงซึมอย่างหนักในช่วงบ่าย หลังจากที่ระดับน้ำตาลในเลือดลดลงอย่างรวดเร็ว

Checklist ข้อนี้คือการแสดงความใส่ใจของผู้จัด คุณต้องตรวจสอบว่า สถานที่จัดสัมมนา มี “ตัวเลือกเพื่อสุขภาพ” ให้หรือไม่ ถามหาตัวเลือกเครื่องดื่มอื่นๆ ที่ไม่ใช่น้ำอัดลมหรือน้ำส้มกล่อง เช่น มีน้ำผลไม้สกัดเย็น (Cold-Pressed Juice), น้ำสมุนไพร (เช่น น้ำกระเจี๊ยบ, น้ำใบเตย) หรืออย่างน้อยคือน้ำผลไม้ 100% หรือไม่ และในส่วนของอาหาร มีตัวเลือกที่เป็น Low-Carb, Gluten-Free หรือ Vegetarian รองรับหรือไม่ เช่น สลัดถ้วยเล็ก, ธัญพืชอัดแท่ง, ผลไม้เสียบไม้ หรือเมี่ยงคำ การมีตัวเลือกเหล่านี้จะทำให้ผู้เข้าร่วมงานรู้สึกว่าผู้จัดใส่ใจพวกเขาอย่างแท้จริง และยังช่วยรักษาพลังงานของพวกเขาไว้สำหรับเซสชันถัดไปได้

3.พื้นที่จัดเบรก หัวใจของการ Networking

นี่คือข้อที่คนจัดงานมือใหม่มัก “พลาด” ที่สุด อาหารอาจจะอร่อยเลิศเลอเพียงใด แต่ถ้าผู้เข้าร่วมงาน 200 คน ต้องยืนเบียดเสียดกันในซอกทางเดินแคบๆ หรือต้องรีบตักอาหารแล้วหนีกลับเข้าไปนั่งกินเงียบๆ คนเดียวใน “ห้องสัมมนา” นั่นหมายความว่า “ช่วงเวลาทอง” ของการ Networking ได้ล้มเหลวโดยสิ้นเชิง

Checklist ที่สำคัญที่สุดคือการไปดู “พื้นที่จริง” คุณต้องประเมินว่า “พื้นที่ Foyer” นั้น กว้างขวางเพียงพอสำหรับจำนวนแขกที่คุณคาดไว้หรือไม่ อากาศถ่ายเทสะดวก ไม่อึดอัดใช่ไหม แสงสว่างเพียงพอและบรรยากาศดูดีหรือไม่ ทิปสำหรับมือโปรที่ “สำคัญที่สุด” และคนมักลืมเช็กคือ: สถานที่นั้นมี “โต๊ะค็อกเทล” (โต๊ะยืนทรงสูง) จัดเตรียมไว้ให้เพียงพอหรือไม่ โต๊ะเหล่านี้คือเครื่องมืออำนวยความสะดวกที่จำเป็นที่สุด ที่จะทำให้แขกสามารถวางแก้วกาแฟและจานขนมลง แล้วยืนพูดคุยแลกเปลี่ยนนามบัตรกันได้อย่างสะดวกสบาย หากไม่มีโต๊ะเหล่านี้ การสนทนาจะเกิดขี้นได้ยากมาก

4.The WOW Factor ที่สร้างความประทับใจ

หากคุณต้องการยกระดับงาน สัมมนา ของคุณจาก “ดี” เป็น “ยอดเยี่ยม” คุณต้องมองหาสิ่งที่มากกว่าเบรกธรรมดาที่ “จืดชืด” และ “เดาทางได้”

Checklist ข้อนี้คือการมองหา “The WOW Factor” ที่จะทำให้ผู้เข้าร่วมงานประทับใจและจดจำงานของคุณได้ ลองถามเซลล์ของ สถานที่จัดสัมมนา ว่า “สามารถเพิ่ม ‘Live Station’ (ซุ้มอาหารทำสด) ได้หรือไม่?” แม้จะต้องเพิ่มงบประมาณอีกเล็กน้อย แต่ผลลัพธ์มักจะคุ้มค่าเสมอ เช่น การมีบาริสต้ามายืนชงกาแฟสด, ซุ้มก๋วยเตี๋ยวลุยสวนที่ทำกันสดๆ, ซุ้มไอศกรีมโฮมเมด, หรือแม้แต่ซุ้มขนมครก ขนมเบื้อง ที่สร้างบรรยากาศสนุกสนาน หรือถามถึงความเป็นไปได้ในการจัด “Theme Break” เช่น ธีมขนมไทยโบราณ, ธีมสุขภาพ (เสิร์ฟ Superfood), หรือธีมสีตามแบรนด์ของคุณ ทิปสำหรับมือโปรคือ การลงทุนเพิ่มอีกนิดหน่อยสำหรับ Live Station มักจะเป็น “จุดที่คนพูดถึงมากที่สุด” และถ่ายรูปแชร์ลงโซเชียลมีเดียมากที่สุดหลังจบงาน ถือเป็นการลงทุนที่คุ้มค่ามาก

สรุป

ผู้จัดงานหลายคนมักมอง Coffee Break เป็นเพียง “ของแถม” หรือ “ค่าใช้จ่าย” ที่พยายามจะตัดทอนให้ถูกที่สุด แต่ในความเป็นจริง มันคือ “การลงทุน” ที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งในประสบการณ์ของผู้เข้าร่วมงาน

การเลือก “สถานที่จัดสัมมนา” ที่เข้าใจความสำคัญของเรื่องนี้ และสามารถนำเสนอแพ็คเกจอาหารเบรกที่หลากหลาย, ใส่ใจสุขภาพ, มีพื้นที่ Networking ที่ยอดเยี่ยม และสร้างความประทับใจได้ แท้จริงแล้วคือการซื้อ “ความประทับใจ”, “บรรยากาศดีๆ” และ “ความสำเร็จ” ให้กับงาน “สัมมนา” ทั้งหมดของคุณนั่นเอง

คิดถึงจัดเลี้ยง คิดถึงเรา

Avana Hotel มีบริการ สถานที่จัดงาน เช่าห้องประชุม ห้องสัมมนา งานจัดเลี้ยง หรือ งานแต่งงาน รองรับได้มากถึง 1,000 คน เดินทางสะดวก ใกล้ทางด่วน และ ใกล้บีทีเอสบางนาเพียง 2 กม. พร้อมบริการรับส่งฟรี 

หากคณกำลังมองหาสถานที่ จัดงานอีเว้นท์ ที่จัดงานแต่ง ติดต่อเราได้ที่ Line @avana หรือโทร 02-763-2900
ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ทางเฟซบุ๊ก Avana Bangkok Hotel & Convention Centre