ความท้าทายของผู้จัดงาน รวมถึงเหล่า Organizer ไม่ใช่แค่การคิดคอนเซปต์งานให้สร้างสรรค์หรือการรันคิวหน้างานให้ราบรื่นเท่านั้น แต่จุดเริ่มต้นที่สำคัญที่สุด นั่นก็คือการหา สถานที่จัดงาน ที่ใช่และตอบโจทย์ ในโลกของการจัดอีเว้นท์ที่ไม่มีคำว่าสูตรสำเร็จตายตัว วันนี้คุณอาจได้รับโจทย์ให้จัด Workshop กลุ่มปิดแสนอบอุ่นสำหรับผู้บริหาร 30 ท่าน แต่เดือนหน้าโจทย์อาจพลิกกลับตาลปัตรกลายเป็นการหาสถานที่สำหรับงานสัมมนาใหญ่ระดับประเทศที่ต้องรองรับคนถึง 1,000 คน ปัญหาที่ตามมาคือการเฟ้นหา ห้องประชุมให้เช่า ที่มีความยืดหยุ่นพอดีกับขนาดของงาน หากเลือกห้องที่เล็กเกินไปย่อมสร้างความอึดอัดและประสบการณ์ที่ไม่ดีแก่ผู้ร่วมงาน แต่ถ้าจะเลือกห้องที่ใหญ่เกินความจำเป็นเพื่อความปลอดภัย ก็อาจจะต้องแลกมาด้วยบรรยากาศที่ดูเงียบเหงาไปสักหน่อย

แนวทางการเลือกเช่าห้องประชุมให้เหมาะกับทุกสเกลงาน

หัวใจสำคัญของการเลือกสถานที่คือความเข้าใจใน Scale & Function ของงานนั้น ๆ การจะตัดสินใจ เช่าห้องประชุม สักแห่ง ไม่ใช่เพียงแค่การดูตัวเลขความจุสูงสุดของห้อง แต่ต้องคำนึงถึงรูปแบบการจัดวาง Layout ที่ส่งผลต่อพื้นที่ใช้สอยจริงด้วย ซึ่งการจัดห้องแต่ละแบบจะใช้พื้นที่ต่อคนไม่เท่ากัน โดยเราสามารถแบ่งแนวทางการเลือกห้องตามขนาดงานได้ดังนี้

งานขนาดเล็กหรืองาน Workshop (30-120 คน)

โจทย์หลักคือ “ความใกล้ชิดและการมีส่วนร่วม” ห้องประชุมสำหรับงานสเกลนี้ไม่ควรมีเพดานที่สูงจนเกินไปเพราะจะทำให้เสียงก้องและบรรยากาศดูห่างเหิน สิ่งที่ต้องคำนึงถึงคือพื้นที่สำหรับการจัดโต๊ะแบบ Classroom หรือ U-Shape เพื่อเอื้อต่อการจดบันทึกและการสนทนา รวมถึงต้องมีพื้นที่ทางเดินให้วิทยากรสามารถเดินเข้าถึงผู้ร่วมงานได้ทั่วถึง หากอ้างอิงหลักการจัดผังห้องประชุม การจัดแบบ Classroom จะใช้พื้นที่มากกว่าแบบ Theatre ดังนั้นหากโจทย์คือการอบรมที่มีการเขียนหรือใช้ Laptop ต้องเผื่อขนาดห้องให้ใหญ่กว่าจำนวนคนจริงเล็กน้อยเพื่อให้ไม่อึดอัด

งานขนาดกลางหรืองานสัมมนา (150-500 คน) 

สเกลนี้เป็นขนาดที่พบบ่อยที่สุดและมีความท้าทายเรื่อง “จุดโฟกัส” ห้องที่เลือกใช้ต้องมีเวทีที่มีความสูงเหมาะสมเพื่อให้คนด้านหลังมองเห็นวิทยากรได้ชัดเจน ระบบเสียงต้องครอบคลุมโดยไม่เกิดเสียงสะท้อน และสิ่งที่ห้ามมองข้ามคือพื้นที่ Foyer ด้านหน้าห้องประชุม เพราะงานสเกลนี้มักมาพร้อมกับช่วง Coffee Break ที่คนหลายร้อยคนจะออกมาพร้อมกัน การเลือก ห้องประชุมให้เช่า ที่มีพื้นที่โถงกว้างขวางจะช่วยลดความวุ่นวายและการจราจรติดขัดหน้างานได้เป็นอย่างดี

งานขนาดใหญ่ (500-1,000+ คน) 

ปัจจัยในการเลือกห้องสำหรับงานระดับนี้คือความสูงของเพดาน (Ceiling Height) ที่ต้องโปร่งโล่งเพื่อรองรับโครงสร้างฉาก เวที แสงสีเสียง และจอ LED ขนาดใหญ่ นอกจากนี้ระบบปรับอากาศและการระบายอากาศต้องมีประสิทธิภาพสูงเพื่อรองรับความร้อนจากจำนวนคนมหาศาล รวมถึงต้องมีพื้นที่ Back of House หรือทางเดินสำหรับทีมงานเสิร์ฟอาหารที่แยกออกจากทางเดินแขกเพื่อความเรียบร้อยสวยงาม

เช่าห้องประชุม ที่โรงแรมเอวาน่า ดีอย่างไร?

การหา ห้องประชุมให้เช่า ที่ตอบโจทย์เพื่อลดความยุ่งยากในการดีลงานหลายสถานที่ โรงแรม เอวาน่า (Avana Hotel) เราให้บริการห้องประชุม ด้วยจุดเด่นเรื่องความหลากหลายของขนาดห้องและความยืดหยุ่นในการแบ่งพื้นที่ ทีมงานของเราก็สามารถออกแบบพื้นที่งานให้ออกมาปังดังที่คุณต้องการได้ ด้วยประสบการณ์จัดงานมากกว่า 30 ปี

ความพิเศษของการเลือก เช่าห้องประชุม ที่เอวาน่า คือการมีตัวเลือกห้องที่ครอบคลุม ทำให้ Organizer สามารถบริหารงบประมาณให้ลูกค้าได้อย่างคุ้มค่าที่สุด โดยมีรายละเอียดห้องดังนี้

• เยรูซาเล็ม (Jerusalem): ห้องขนาดกะทัดรัดรองรับได้ 10 ท่าน เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการประชุมบอร์ดบริหาร การเจรจาธุรกิจสำคัญ หรือใช้เป็นห้องรับรอง VIP ที่ต้องการความเป็นส่วนตัวสูงสุด
• เบธเอล (Bethel) และ ดาวิด 2 (David 2 / Grand Solomon): รองรับได้ 60 ท่าน เป็นขนาดที่พอเหมาะสำหรับงานอบรมแผนก Workshop กลุ่มย่อย หรือการแถลงข่าวขนาดเล็กที่เน้นความเป็นกันเอง
• นาซาเร็ธ (Nazareth): รองรับได้ 180 ท่าน ตอบโจทย์งานสัมมนาระดับกลาง หรือการจัดเลี้ยงสังสรรค์ในโอกาสพิเศษที่ต้องการพื้นที่เต้นรำหรือกิจกรรมหน้าเวที
• เบธเลเฮม (Bethlehem): รองรับได้ 200 ท่าน ขยายความจุขึ้นมาอีกระดับ เหมาะสำหรับงานสัมมนาวิชาการที่มีการบรรยายและการถาม-ตอบ
• แกรนด์ ดาวิด (Grand David): รองรับได้ 300 ท่าน เป็นห้องยอดนิยมสำหรับงานเลี้ยงบริษัท งานเปิดตัวสินค้า หรือสัมมนาที่ต้องการพื้นที่จัดแสดงบูธนิทรรศการขนาดย่อมด้านใน
• แกรนด์ พาร์ค (Grand Park): ไฮไลท์สำคัญที่รองรับได้สูงสุดถึง 1,000 ท่าน คือคำตอบของงานสเกลยักษ์ ไม่ว่าจะเป็นงานแต่งงานสุดอลังการ งานประชุมระดับนานาชาติ หรือ Gala Dinner ที่ต้องการความหรูหราโอ่โถง พร้อมสิ่งอำนวยความสะดวกครบครัน

ความได้เปรียบของการมีห้องหลากหลายขนาดเช่นนี้ ไม่ได้มีดีแค่การเลือกให้ตรงกับจำนวนคนเท่านั้น แต่ยังเอื้อต่อการจัดงานที่มีความซับซ้อน เช่น งานสัมมนาใหญ่ในช่วงเช้าที่ห้องแกรนด์ พาร์ค แล้วแยกกลุ่มย่อย ไปทำกิจกรรมตามห้องเบธเอลและนาซาเร็ธในช่วงบ่าย การที่ทุกห้องอยู่ในอาณาบริเวณเดียวกันทำให้การเคลื่อนย้ายผู้คนเป็นไปอย่างราบรื่น ไม่ต้องเสียเวลาเดินทาง และ Organizer สามารถควบคุมดูแลภาพรวมของงานได้อย่างทั่วถึง

คำถามที่พบบ่อย

Q: หากต้องการจัด Workshop กลุ่มย่อย มีห้องขนาดเล็กให้บริการหรือไม่? 

A: ที่โรงแรมเอวาน่า มีห้อง Function Room ที่ออกแบบมาสำหรับงาน Workshop หรือประชุมย่อยโดยเฉพาะ เช่น ห้องเยรูซาเล็ม หรือห้องเบธเอล พร้อมอุปกรณ์ที่เหมาะกับการประชุมกลุ่มย่อย ทำให้บรรยากาศเป็นสัดส่วนและเอื้อต่อการระดมสมอง

Q: งานสัมมนาขนาดใหญ่ รองรับได้สูงสุดกี่คน และสามารถแบ่งโซนได้หรือไม่? 

A: สำหรับงานขนาดใหญ่ Grand Ballroom ของเรารองรับได้สูงสุด 1,000 คน และมีความยืดหยุ่นสูง สามารถใช้ระบบผนังกั้น (Partition) เพื่อแบ่งสัดส่วนห้องให้พอดีกับจำนวนแขก หรือแบ่งโซนจัดเลี้ยงและโซนสัมมนาในพื้นที่เดียวกันได้ ทำให้ไม่ต้องกังวลหากจำนวนแขกมีการเปลี่ยนแปลง

Q: สามารถจองห้องใหญ่สำหรับสัมมนา และห้องย่อยสำหรับ Breakout พร้อมกันได้หรือไม่? 

A: ได้ นี่คือจุดเด่นที่ช่วยให้ Organizer ทำงานง่าย โดยสามารถใช้ Grand Ballroom เป็นห้องสัมมนาหลัก และใช้ห้องประชุมขนาดกลางและเล็กของโรงแรมเอวาน่า เป็นห้อง Breakout ย่อยสำหรับกิจกรรมกลุ่มได้ทันที ทำให้บริหารจัดการ Flow ของงานได้สะดวกและจบในที่เดียว

สรุป 

โรงแรมเอวาน่า ให้บริการ ห้องประชุม ที่สามารถรองรับทุกสเกลงาน ช่วยให้ Organizer ทำงานง่ายขึ้น บริหารจัดการพื้นที่ให้ยืดหยุ่นตามหน้างานจริง ปิดการขายลูกค้าได้ทุกรูปแบบตั้งแต่งานประชุมลับระดับผู้บริหารไปจนถึงงานเลี้ยงสังสรรค์พันคน โดยไม่ต้องเสียเวลาตระเวนหาสถานที่ใหม่ทุกครั้งที่มีโจทย์เปลี่ยนไป นับเป็นการลงทุนที่คุ้มค่าทั้งในแง่ของเวลา งบประมาณ และความประทับใจของลูกค้าในระยะยาว

คิดถึงจัดเลี้ยง คิดถึงเรา

Avana Hotel มีบริการ สถานที่จัดงาน เช่าห้องประชุม ห้องสัมมนา งานจัดเลี้ยง หรือ งานแต่งงาน รองรับได้มากถึง 1,000 คน เดินทางสะดวก ใกล้ทางด่วน และ ใกล้บีทีเอสบางนาเพียง 2 กม. พร้อมบริการรับส่งฟรี 

หากคณกำลังมองหาสถานที่ จัดงานอีเว้นท์ ที่จัดงานแต่ง ติดต่อเราได้ที่ Line @avana หรือโทร 02-763-2900
ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ทางเฟซบุ๊ก Avana Bangkok Hotel & Convention Centre