สถานที่จัดงาน หนึ่งในโจทย์ที่ท้าทายที่สุด เพราะสถานที่ไม่ได้เป็นเพียงแค่พื้นที่รองรับผู้คน แต่เป็นปัจจัยหลักที่กำหนดทิศทางของงบประมาณ รูปแบบการบริหารจัดการ และความราบรื่นของงานทั้งหมด คำถามโลกแตกที่มักเกิดขึ้นเสมอเมื่อต้อง จัดงานอีเว้นท์ ขนาดใหญ่คือ ควรเลือกความยิ่งใหญ่ของ “ฮอลล์เปล่า” หรือศูนย์ประชุมขนาดใหญ่ที่สามารถเนรมิตพื้นที่ได้อย่างไร้ขีดจำกัด หรือจะเลือกความสะดวกสบายแบบครบวงจรของ “โรงแรม” ที่มีบริการพร้อมสรรพ และบางที่ก็ให้บริการแบบ One Stop Service ครบ จบ ในที่เดียว

แน่นอนว่าภาพจำแรกเมื่อเรานึกถึง “ฮอลล์เปล่า” หรือ Convention Center นั่นก็คือพื้นที่โล่งกว้าง ที่เราสามารถสร้างสรรค์พื้นที่ได้ ซึ่งข้อดีคือ “ความยืดหยุ่น” ในการจัดวางโครงสร้างเวที แสง สี และเสียง ได้ตามจินตนาการโดยไม่มีเสาหรือแชนเดอเลียร์มาบดบังทัศนียภาพ แต่ก็อาจจะมีต้นทุนแฝง เพราะคำว่าฮอลล์เปล่า หมายความว่าว่างเปล่าอย่างแท้จริง คุณไม่ได้แค่ เช่าสถานที่จัดงาน แต่คุณต้องนำเข้าทุกอย่างด้วยตัวเอง ตั้งแต่ระบบไฟฟ้า เครื่องเสียงที่ต้องเช่าจาก Supplier ภายนอก อาหารจัดเลี้ยงที่ต้องจ้าง Catering เข้ามา ไปจนถึงรายละเอียดอื่น ๆ ซึ่งล้วนแล้วแต่เป็นค่าใช้จ่าย 

ทำไมการเช่าสถานที่จัดงานในโรงแรมจึงเป็นทางเลือกที่ดีกว่า

การเลือกใช้บริการโรงแรม โดยเฉพาะสถานที่ โรงแรมเอวาน่า (Avana Hotel) เป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่น่าสนใจ ด้วยการบริการแบบ One-Stop Solution อีกทั้งยังมีข้อได้เปรียบไม่ว่าจะเป็นเรื่องของ “การบริหารงบประมาณ” (Budget Control) การ เช่าสถานที่จัดงาน ในโรงแรมมักนำเสนอมาในรูปแบบของ “แพ็คเกจ” ที่ครอบคลุมค่าใช้จ่ายหลักไว้เกือบทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นค่าเช่าห้อง ค่าอาหาร เครื่องดื่ม และอุปกรณ์พื้นฐาน รูปแบบราคาที่เป็น Fixed Cost เช่นนี้ ช่วยให้ Organizer สามารถคำนวณต้นทุนต่อหัวตั้งแต่ก่อนเริ่มงาน ทำให้ไม่ต้องกังวลเรื่องค่าใช้จ่ายแฝง หรือค่าปรับจากการใช้พื้นที่เกินเวลาที่มักเจอในฮอลล์เปล่า ลดความเสี่ยงเรื่องงบประมาณบานปลาย

ไม่เพียงเท่านี้ “บริการและทีมสนับสนุน” (Support Team) คืออีกหนึ่งหัวใจสำคัญ ความแตกต่างของการจัดงานในโรงแรมคือคุณไม่ได้ทำงานตัวคนเดียว แต่มีทีมงานมืออาชีพของโรงแรมคอยเป็นพาร์ทเนอร์ ไม่ว่าจะเป็นทีมฝ่ายจัดเลี้ยง ที่เชี่ยวชาญเรื่องการเสิร์ฟและการดูแลแขก หรือทีมช่างเทคนิค ที่รู้จักระบบไฟและเสียงในห้องประชุมของตัวเองดีที่สุด หากเกิดปัญหาไมค์ดับหรือไฟตกหน้างาน ทีมงานเหล่านี้พร้อมที่จะเข้ามาแก้ไขสถานการณ์ได้ทันทีโดยที่คุณไม่ต้องเสียเวลาโทรตาม Supplier ภายนอกที่อาจจะไม่ได้สแตนด์บายอยู่หน้างาน ความอุ่นใจนี้เป็นสิ่งที่ฮอลล์เปล่ามอบให้ไม่ได้ และเป็นปัจจัยสำคัญที่ช่วยลดความกดดันให้กับ Organizer ได้อย่างมหาศาล

โครงสร้างพื้นฐานที่ครบครันคือกุญแจสู่ความสำเร็จ

นอกจากเรื่องคนและงบประมาณแล้ว อีกหนึ่งปัจจัยที่ทำให้การเลือกโรงแรมมีความได้เปรียบคือ “สิ่งอำนวยความสะดวก” (Infrastructure) ที่ถูกออกแบบมาเพื่อรองรับผู้คนจำนวนมากอยู่แล้ว หากคุณเลือก จัดงานอีเว้นท์ ที่ฮอลล์เปล่า เรื่องที่จอดรถหรือห้องพักรับรองอาจเป็นเรื่องที่ต้องบริหารจัดการเพิ่ม แต่ที่ Avana Hotel เราเตรียมความพร้อมในส่วนนี้ไว้แล้วด้วยพื้นที่จอดรถที่รองรับได้มากถึง 300 คัน ซึ่งเพียงพอสำหรับการหมุนเวียนของแขกในงานขนาดใหญ่ รวมถึงมีห้องพักมาตรฐานสำหรับรับรองแขกที่เดินทางมาจากต่างจังหวัด ซึ่งการมีที่พักและที่จัดงานในสถานที่เดียวกันช่วยลดความเสี่ยงเรื่องการเดินทางล่าช้าได้เป็นอย่างดี 

คำถามที่พบบ่อย

Q: การเช่าสถานที่จัดงานในโรงแรมแบบแพ็คเกจ คุมงบได้ดีกว่าเช่าฮอลล์เปล่าจริงหรือ? 

A: จริงในแง่ของการควบคุมงบประมาณครับ แม้ฮอลล์เปล่าอาจมีค่าเช่าเริ่มต้นที่ดูเหมือนถูกกว่า แต่เมื่อรวมค่า Catering, ค่าเช่าอุปกรณ์ A/V, ค่าจ้างทีมงาน รปภ. แม่บ้าน และค่าจิปาถะอื่นๆ ที่ต้องจ่ายแยกย่อย งบมักจะบานปลายได้ง่าย แต่แพ็คเกจโรงแรม (เช่นที่ Avana) จะรวมค่าใช้จ่ายหลักเหล่านี้ไว้ในราคาต่อหัวหรือราคาเหมาแล้ว ทำให้ Organizer รู้ตัวเลขต้นทุนที่ชัดเจนและบริหารงบได้ง่ายกว่า

Q: ถ้าเลือกจัดงานในโรงแรม จะมีทีมงานคอยสนับสนุนหน้างานหรือไม่? 

A: นี่คือข้อได้เปรียบหลักของการ จัดงานอีเว้นท์ ในโรงแรมเลย ที่ Avana เรามีทีมงานมืออาชีพ ที่มีความชำนาญในพื้นที่และอุปกรณ์ของโรงแรม คอยสแตนด์บายช่วยเหลือ Organizer ตลอดการจัดงาน ช่วยแก้ปัญหาหน้างานได้ทันท่วงที

Q: ฮอลล์เปล่าดูยืดหยุ่นกว่า โรงแรมสามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบการจัดงานได้มากน้อยแค่ไหน? 

A: แม้ฮอลล์เปล่าจะเป็นพื้นที่โล่ง แต่โรงแรมสมัยใหม่ก็มีความยืดหยุ่นสูงมาก เช่น ที่ Grand Park Ballroom สามารถใช้ระบบผนังกั้น (Partition) เพื่อแบ่งสัดส่วนห้องให้พอดีกับจำนวนแขกได้ ไม่ว่าจะงานเล็กหรือใหญ่ และทีมงานของเราก็มีประสบการณ์ในการจัด Set up หลากหลายรูปแบบ เพื่อตอบโจทย์การ จัดงานอีเว้นท์ ทุกประเภทได้อย่างลงตัว

สรุป

การเลือก สถานที่จัดงาน จึงไม่ได้หยุดอยู่แค่เรื่องของความสวยงามหรือขนาดพื้นที่ แต่คือการมองหาโซลูชันที่ช่วยให้การทำงานราบรื่นที่สุด แม้ฮอลล์เปล่าจะมอบอิสระในการออกแบบ แต่ก็แลกมาด้วยภาระงานและความเสี่ยงที่ Organizer ต้องแบกรับ ในขณะที่การ เช่าสถานที่จัดงาน ในโรงแรมอย่างเอวาน่า คือการซื้อ “ความสะดวกสบาย” และ “ความมั่นใจ” ผ่านบริการที่ครบวงจร ซึ่งท้ายที่สุดแล้ว การลดภาระเรื่องการจัดการสถานที่ จะช่วยคืนเวลาอันมีค่าให้ Organizer สามารถกลับไปโฟกัสกับ “เนื้อหา” และ “ประสบการณ์” ของผู้ร่วมงาน ซึ่งเป็นหัวใจสำคัญที่จะทำให้งานอีเว้นท์นั้นประสบความสำเร็จและเป็นที่จดจำอย่างแท้จริง

คิดถึงจัดเลี้ยง คิดถึงเรา

Avana Hotel มีบริการ สถานที่จัดงาน เช่าห้องประชุม ห้องสัมมนา งานจัดเลี้ยง หรือ งานแต่งงาน รองรับได้มากถึง 1,000 คน เดินทางสะดวก ใกล้ทางด่วน และ ใกล้บีทีเอสบางนาเพียง 2 กม. พร้อมบริการรับส่งฟรี 

หากคณกำลังมองหาสถานที่ จัดงานอีเว้นท์ ที่จัดงานแต่ง ติดต่อเราได้ที่ Line @avana หรือโทร 02-763-2900
ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ทางเฟซบุ๊ก Avana Bangkok Hotel & Convention Centre