ปัญหาชวนปวดหัวของบรรดาออแกไนเซอร์ คือการรับโจทย์จัดงานที่ต้องรันยาวตั้งแต่เช้าไปจนถึงช่วงเย็น โดยเฉพาะงานที่มีรูปแบบต่างกันสุดขั้วอย่างสัมมนาวิชาการในช่วงเช้า แล้วต้องเปลี่ยนเป็นงานปาร์ตี้สังสรรค์ในช่วงเย็น หากเลือก สถานที่จัดงาน ที่มีเพียงห้องบอลรูมเดียว ความเสี่ยงที่ยิ่งใหญ่ที่สุดคือการบริหารเวลาในการเปลี่ยนรูปแบบห้อง หรือการ Flip ห้องภายในเวลาจำกัด ซึ่งมักนำไปสู่ความวุ่นวายหน้างาน ส่งผลให้เกิดความล่าช้า หรือในกรณีที่แย่กว่านั้นคือการต้องให้แขกเดินทางย้ายสถานที่ ซึ่งสร้างความไม่สะดวกและอาจทำให้แขกบางส่วนตัดสินใจกลับก่อน 

สถานที่จัดงาน และ ทางออกของการบริหารพื้นที่

การแก้ปัญหาที่ตรงจุดที่สุดไม่ใช่การเร่งรีบทำงานแข่งกับเวลา แต่คือการเลือก สถานที่จัดงาน ที่มีความยืดหยุ่นสูงและมีจำนวนห้องรองรับหลากหลายขนาด เพื่อให้ทีมงานสามารถแยกโซนการทำงานได้อย่างชัดเจน เอวาน่า โฮเทล (Avana Hotel) เข้าใจธรรมชาติของงานอีเว้นท์รูปแบบนี้เป็นอย่างดี จึงมีห้องประชุมให้เลือกสรรมากมายตามขนาดผู้เข้าร่วม ทำให้สามารถจัดสรรพื้นที่ได้อย่างลงตัว อาทิ

• ห้องเยรูซาเล็ม (Jerusalem) รองรับแขกได้ 10 ท่าน
• ห้องเบธเอล (Bethel) รองรับแขกได้ 60 ท่าน
• ห้องดาวิด 2 (หรือเดิมชื่อห้องแกรนด์ โซโลมอน) David 2 /Grand solomon รองรับแขกได้ 60 ท่าน
• ห้องเบธเลเฮม (Bethlehem) รองรับแขกได้ 200 ท่าน
• ห้องนาซาเร็ท (Nazareth) รองรับแขกได้ 180 ท่าน
• ห้องแกรนด์ ดาวิด (Grand David) รองรับแขกได้ 300 ท่าน
• ห้องแกรนด์ พาร์ค (Grand park) รองรับแขกได้ 1000 ท่าน

การเปลี่ยนผ่านสู่ห้องจัดเลี้ยงที่ไร้รอยต่อ

จุดได้เปรียบสำคัญของการเลือกสถานที่ที่มีห้องย่อยและ ห้องจัดเลี้ยง แยกออกจากกันอย่างชัดเจน คือในขณะที่การสัมมนากำลังดำเนินไปอย่างเข้มข้น ทีมงานออแกไนเซอร์สามารถเข้าไปตกแต่งและเซ็ตระบบสำหรับงานปาร์ตี้ในช่วงค่ำได้ล่วงหน้าทันที ไม่ว่าจะเป็นการจัดเตรียมเวที แสง สี เสียง หรือไลน์อาหารบุฟเฟต์ โดยไม่ต้องรอลุ้นหน้างาน วิธีนี้ช่วยลดความกดดันของทีมงานและลดความเสี่ยงที่งานจะล่าช้า ทำให้การเปลี่ยนผ่านจากโหมดวิชาการสู่โหมดสังสรรค์เป็นไปอย่างลื่นไหลไร้รอยต่อ นอกจากนี้ อวานา โฮเทล ยังเตรียมความพร้อมเรื่องพื้นที่จอดรถกว่า 300 คัน เพื่อรองรับการหมุนเวียนของแขกทั้งสองช่วงเวลา ทำให้ สถานที่จัดงานเลี้ยง แห่งนี้เป็นคำตอบที่ช่วยให้ออแกไนเซอร์ทำงานง่าย ลดความเครียด และจบงานได้อย่างสมบูรณ์แบบที่สุดในที่เดียว

คำถามที่พบบ่อย

Q: หากจัดสัมมนาเช้าที่ Ballroom และจัดเลี้ยงเย็นต่อ ใช้เวลา Set up ใหม่นานไหม? 

A: ปกติแล้วถ้าใช้ห้องเดียวกันใช้เวลาประมาณ 1 ชม. แต่หากใช้ห้องสัมมนาและห้องจัดปาร์ตี้คนละห้องภายในชั้นเดียวกัน สามารถรันงานได้ต่อทันทีไม่ต้องรอครับ โดยอาคารหลักชั้น 3 มีห้องประชุมจัดงาน 3 ห้อง ชั้น 21 มีห้องประชุม 2 ห้อง ส่วนอาคารแกรนด์พาร์คมีห้องประชุมใหญ่ 1 ห้องแกรนด์พาร์ค สามารถกั้นห้องได้เป็น 2 ห้อง รองรับห้องละประมาณ 350 คน ทำให้มีความยืดหยุ่นสูงมาก

Q: สามารถแบ่งโซนลงทะเบียนสัมมนา และโซนลงทะเบียนงานเลี้ยงเย็น แยกกันได้หรือไม่? 

A: ด้วยพื้นที่ Foyer (โถงหน้าห้อง) ของ Grand Ballroom ที่กว้างขวาง Organizer สามารถออกแบบพื้นที่ลงทะเบียนสำหรับ 2 งานได้ชัดเจน หรือใช้ Foyer หน้าห้องประชุมย่อยสำหรับงานสัมมนา และ Foyer หน้า Ballroom สำหรับงานเลี้ยงช่วงเย็น

Q: แขกงานสัมมนาและแขกงานเลี้ยงมาไม่พร้อมกัน ที่จอดรถจะเพียงพอหรือไม่? 

A: เพียงพอแน่นอน นี่คือจุดแข็งของ Avana เรามีที่จอดรถรองรับถึง 300 คัน สามารถรองรับการหมุนเวียนของรถยนต์ทั้งจากผู้ร่วมสัมมนาในตอนกลางวัน และแขกงานเลี้ยงในตอนเย็นได้อย่างไร้กังวล

คิดถึงจัดเลี้ยง คิดถึงเรา โรงแรมเอวาน่า มีบริการ สถานที่จัดงาน เช่าห้องประชุม ห้องสัมมนา งานจัดเลี้ยง หรือ งานแต่งงาน รองรับได้มากถึง 1,000 คน เดินทางสะดวก ใกล้ทางด่วน และ ใกล้บีทีเอสบางนาเพียง 2 กม. พร้อมบริการรับส่งฟรี 

หากคณกำลังมองหาสถานที่ จัดงานอีเว้นท์ ที่จัดงานแต่ง ติดต่อเราได้ที่ Line @avana หรือโทร 02-763-2900
ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ทางเฟซบุ๊ก Avana Bangkok Hotel & Convention Centre