สำหรับแฟนคลับแล้ว วันเกิดของศิลปินคนโปรดไม่ได้เป็นเพียงแค่วันธรรมดา แต่มันคือวาระแห่งชาติที่ชาวด้อมต้องรวมพลังกันสร้างความทรงจำที่ดีที่สุด เดิมทีเราอาจคุ้นเคยกับการจัดโปรเจกต์ตามร้านคาเฟ่เพื่อรับ Cup Sleeve หรือแลกของที่ระลึก แต่เมื่อความรักที่มีให้ศิลปินมันล้นปรี่ พื้นที่ในร้านกาแฟเล็ก ๆ อาจเริ่มไม่ตอบโจทย์อีกต่อไป ปัญหาที่หลายคนมักเจอคือพื้นที่จำกัด จะจัดวางรูปหรือทำแกลเลอรีสวยๆ ก็ติดเสาติดกำแพง จะรวมตัวกันเป่าเค้กหรือตะโกนเชียร์ก็เกรงใจลูกค้าโต๊ะอื่น จนทำให้บรรยากาศที่ควรจะฟินกลับกลายเป็นความอึดอัด

ด้วยเหตุนี้ เทรนด์ใหม่ของการ จัดงานอีเว้นท์ สำหรับโปรเจกต์วันเกิดจึงเปลี่ยนไปสู่การมองหา “Space” หรือพื้นที่ที่มีความยืดหยุ่นสูง สามารถรองรับกิจกรรมที่หลากหลายได้ในจุดเดียว ไม่ใช่แค่ที่สำหรับรับของแล้วกลับ แต่ต้องเป็นที่ที่ทุกคนสามารถใช้เวลาแห่งความสุขร่วมกันได้ บทความนี้จะพาเหล่าแฟนคลับและโปรเจกต์เมเนเจอร์ไปสำรวจวิธีการเลือก สถานที่จัดงาน ที่รวมเอาทั้ง Exhibition ที่สวยงาม และ Activity Room ที่เป็นส่วนตัวไว้ด้วยกัน เพื่อให้งานวันเกิดครั้งนี้กลายเป็นความประทับใจที่ไม่รู้ลืม

3 เช็กลิสต์ “สถานที่จัดงาน” ที่ดี ต้องมีครบทั้ง โชว์-ช้อป-แชร์

การจะเนรมิตงานวันเกิดให้สมบูรณ์แบบนั้น การเลือกสถานที่คือหัวใจสำคัญ ยิ่งถ้าเป้าหมายคือการยกระดับจากการจัดคาเฟ่มาเป็นงานมินิมีตติ้ง แน่นอนว่าปัจจัยในการเลือกสถานที่จัดงาน จึงต้องมีการเช็กลิสต์หน่อยว่ามีสิ่งเหล่านี้หรือไม่

1.มีพื้นที่จัดแสดงผลงานหรือไม่?

สิ่งแรกที่ต้องพิจารณาคือโซนสำหรับการ “โชว์” หรือพื้นที่จัดแสดงผลงาน แฟนคลับทุกคนย่อมอยากเห็นรูปเมนตัวเองขนาดใหญ่ อยากถ่ายรูปคู่กับสแตนดี้ ดังนั้นสถานที่ที่ดีต้องมีพื้นที่ Foyer หรือโถงหน้างานที่กว้างขวางพอสมควร สามารถวาง Backdrop ขนาดใหญ่ โดยไม่ขวางทางเดินสัญจร เพื่อให้แฟนๆ ได้เดินชมและถ่ายคอนเทนต์ได้อย่างจุใจเสมือนเดินอยู่ในอาร์ตแกลเลอรี

2.โซนสำหรับการแลกเปลี่ยน Giveaway

การแลกเปลี่ยนของที่ระลึก (Giveaway) เป็นอีกหนึ่งส่วนที่สำคัญของชาวด้อม สถานที่จัดงาน ที่เหมาะสมต้องมีพื้นที่สำหรับตั้งโต๊ะลงทะเบียนและจุดวางของแจกที่เป็นระเบียบ ไม่เบียดเสียดกันจนวุ่นวาย เพราะในช่วงเวลาที่คนมารอเข้างานพร้อมกัน หากการจัดการพื้นที่ไม่ดีอาจทำให้เกิดความโกลาหลได้

3.พื้นที่สำหรับการ “แชร์” ความรู้สึก

พื้นที่สำหรับการ “แชร์” ความรู้สึก เป็นสิ่งที่ร้านคาเฟ่ทั่วไปให้ไม่ได้ นั่นคือห้องปิดสำหรับทำกิจกรรม ไม่ว่าจะเป็นการเปิดคลิป OPV (Opus Video) ซึ้งๆ การเล่นเกมหาสุดยอดแฟนตัวจริง หรือการร้องเพลงแฮปปี้เบิร์ธเดย์พร้อมกัน การมีห้องส่วนตัวจะช่วยให้ทุกคนปลดปล่อยอารมณ์รักศิลปินได้อย่างเต็มที่โดยไม่ต้องแคร์สายตาคนนอก

ทำไม “ห้องเบธเลเฮม (Bethlehem)” ถึงเป็นทางเลือกที่น่าสนใจในการจัด Fan Project

เมื่อเราลองนำเช็คลิสต์ข้างต้นมากางดู จะพบว่าสถานที่ที่ตอบโจทย์ครบทุกข้อนั้นหายากกว่าที่คิด แต่ “ห้องเบธเลเฮม (Bethlehem)” โรงแรมเอวาน่า กลับเป็นตัวเลือกที่ดูเหมือนจะออกแบบมาเพื่อแก้ปัญหานี้โดยเฉพาะ ความพิเศษของห้องนี้อยู่ที่โครงสร้างแบบ “หน้างานกว้าง-ในห้องจุ” ซึ่งเป็นการผสมผสานฟังก์ชันที่ลงตัวที่สุดสำหรับงานสเกลกลาง

เริ่มต้นจากภายนอก พื้นที่หน้าห้องเบธเลเฮมมี Foyer ที่กว้างขวางและเป็นสัดส่วนมากพอที่จะเนรมิตให้เป็น Mini Gallery ขนาดย่อม แฟนคลับสามารถจัดวางรูปภาพ จัดมุมถ่ายรูป หรือแม้แต่วางกล่องของขวัญขนาดใหญ่ให้ศิลปินได้โดยไม่รู้สึกเกะกะ ซึ่งช่วยสร้าง First Impression หรือความประทับใจแรกให้กับผู้มาร่วมงานได้ทันทีที่ก้าวเข้ามา ในส่วนของพื้นที่ภายในห้องนั้น เป็น ห้องจัดเลี้ยง ที่มีความจุรองรับผู้เข้าร่วมงานได้สูงสุดถึง 200 ท่านในรูปแบบ Theater (เธียเตอร์) หรือการจัดเก้าอี้แบบโรงหนัง ซึ่งถือเป็นสเกลที่ “กำลังสวย” สำหรับงานแฟนมีตติ้ง ไม่เล็กจนอึดอัดและไม่ใหญ่จนศิลปินดูตัวเล็กเท่ามด ทุกคนที่นั่งอยู่ในห้องจะสามารถมองเห็นเวทีและจอโปรเจกเตอร์ได้อย่างชัดเจน ไม่มีมุมอับสายตา ช่วยให้บรรยากาศดูอบอุ่นและใกล้ชิด

ยกระดับงานมีตติ้งด้วย Facilities ระดับโรงแรม แต่ราคาจับต้องได้

หลายคนอาจกังวลว่าการขยับขยายจากคาเฟ่มาจัดงานในโรงแรมจะทำให้งบประมาณบานปลาย แต่ในความเป็นจริง การเลือก สถานที่จัดงาน ในโรงแรมอย่างห้องเบธเลเฮมมักจะมาพร้อมกับความคุ้มค่าที่มากกว่าแค่พื้นที่เปล่าๆ อย่างแรกคือเรื่องของระบบ Tech & Vibe ภายในห้องจะมีการติดตั้งระบบแสง สี เสียง และจอโปรเจกเตอร์คุณภาพสูงไว้พร้อมใช้งาน ซึ่งเหมาะมากสำหรับการฉายวิดีโอโปรเจกต์หรือการแสดงเล็กๆ บนเวที ช่วยลดภาระและค่าใช้จ่ายในการเช่าอุปกรณ์ออแกไนซ์จากภายนอกเข้ามาเพิ่ม

นอกจากเรื่องเทคนิคแล้ว ความสะดวกสบาย (Comfort) ก็เป็นเรื่องที่มองข้ามไม่ได้ ประเทศไทยเป็นเมืองร้อน การให้แฟนคลับยืนรอรับของหน้าคาเฟ่อาจทำให้หลายคนหมดสนุก แต่การจัดงานในโรงแรมการันตีได้ว่าแอร์จะเย็นฉ่ำทั่วถึง ห้องน้ำสะอาดเพียงพอ และที่สำคัญคือเรื่องที่จอดรถ โรงแรมเอวาน่ามีพื้นที่จอดรถรองรับจำนวนมาก ทำให้แฟนคลับที่เดินทางมาด้วยรถส่วนตัวไม่ต้องวนหาที่จอดให้หงุดหงิดใจ นอกจากนี้ การใช้บริการ ห้องจัดเลี้ยง ของโรงแรมยังมาพร้อมกับทีมงานมืออาชีพ ที่มีความเข้าใจในรูปแบบการ จัดงานอีเว้นท์ ที่หลากหลาย สามารถช่วยแก้ปัญหาหน้างานและอำนวยความสะดวกได้ดีกว่าการดูแลกันเอง ซึ่งจะช่วยลดความกดดันของทีมผู้จัดงานไปได้มากเลยทีเดียว

คำถามที่พบบ่อย

Q: ห้องเบธเลเฮมสามารถรองรับคนได้สูงสุดกี่คน และจัดรูปแบบห้องได้อย่างไรบ้าง? 

A: ห้องเบธเลเฮมสามารถรองรับผู้เข้าร่วมงานได้สูงสุด 200 ท่านในรูปแบบ Theater (นั่งเก้าอี้เรียงแบบโรงหนัง) ซึ่งเหมาะสำหรับงานแฟนมีตติ้ง หรือสามารถปรับเป็น Classroom และ Banquet ได้ตามความเหมาะสมของกิจกรรม

Q: สามารถนำของตกแต่ง Backdrop หรือสแตนดี้ศิลปินเข้ามาจัดเองได้หรือไม่? 

A: ได้แน่นอน ทางสถานที่อนุญาตให้ผู้จัดงานนำอุปกรณ์ตกแต่ง Backdrop สแตนดี้ หรือแกลเลอรีรูปภาพเข้ามาจัดตกแต่งบริเวณ Foyer หน้าห้องได้เต็มที่ เพื่อสร้างสีสันและบรรยากาศที่เป็นเอกลักษณ์ของด้อมคุณ

สรุป

การทุ่มเทจัดงานวันเกิดให้ศิลปินคือการแสดงความรักที่บริสุทธิ์ของแฟนคลับ ดังนั้นอย่าปล่อยให้ความตั้งใจต้องสะดุดเพียงเพราะข้อจำกัดของสถานที่ การเลือก สถานที่จัดงาน แบบ All-in-One อย่างห้องเบธเลเฮม โรงแรมเอวาน่า ที่รวมเอาทั้งพื้นที่โชว์นิทรรศการและห้องกิจกรรมเข้าไว้ด้วยกัน นอกจากจะช่วยประหยัดงบประมาณและเวลาในการบริหารจัดการแล้ว ยังช่วยให้แฟนคลับทุกคนสามารถโฟกัสกับความสุขและรอยยิ้มได้เต็มที่ สร้างโมเมนต์ความประทับใจที่จะถูกพูดถึงไปอีกนานแสนนาน

หากคุณกำลังวางแผนโปรเจกต์วันเกิดครั้งถัดไป ลองแวะเข้ามาชมสถานที่จริง หรือทักมาปรึกษาทีมงานเพื่อล็อกคิวล่วงหน้า ทีมงานพร้อมเนรมิตวันสำคัญของศิลปินคุณให้สมบูรณ์แบบที่สุด

คิดถึงจัดเลี้ยง คิดถึงเรา

Avana Hotel มีบริการ สถานที่จัดงาน เช่าห้องประชุม ห้องสัมมนา งานจัดเลี้ยง หรือ งานแต่งงาน รองรับได้มากถึง 1,000 คน เดินทางสะดวก ใกล้ทางด่วน และ ใกล้บีทีเอสบางนาเพียง 2 กม. พร้อมบริการรับส่งฟรี 

หากคณกำลังมองหาสถานที่ จัดงานอีเว้นท์ ที่จัดงานแต่ง ติดต่อเราได้ที่ Line @avana หรือโทร 02-763-2900
ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ทางเฟซบุ๊ก Avana Bangkok Hotel & Convention Centre