ภาพจำของการจัดงานประชุมที่ผู้เข้าร่วมนั่งฟังวิทยากรบรรยายอยู่บนเวทีเพียงอย่างเดียวอาจกำลังค่อย ๆ เลือนหายไป เพราะเทรนด์การจัดสัมมนา ในปัจจุบันได้เปลี่ยนรูปแบบไปสู่การเน้นปฏิสัมพันธ์ หรือ Interactive มากยิ่งขึ้น เราจึงมักเห็นกำหนดการที่มีช่วง Breakout Session การแบ่งกลุ่มทำ Group Workshop หรือการแยกฐานกิจกรรมเพื่อให้ผู้เข้าอบรมได้ระดมสมองและลงมือทำจริง ซึ่งความเปลี่ยนแปลงนี้เองที่สร้างความท้าทายใหม่ให้กับออแกไนเซอร์และฝ่าย HR เพราะปัญหาสุดคลาสสิกที่มักตามมาคือ “สถานที่จัดงานไม่เอื้ออำนวย” บางครั้งห้องประชุมหลักใหญ่โตสวยงาม แต่กลับไม่มีห้องย่อยที่เพียงพอ หรือถ้ามีก็ต้องกั้นพาร์ทิชั่นจนเสียงตีกันวุ่นวาย หรือแย่ไปกว่านั้นคือห้องย่อยอยู่คนละอาคารทำให้เสียเวลาเดินจนตารางกิจกรรมรวนไปหมด บทความนี้จึงขออาสาพาคุณไปสำรวจวิธีเลือกสถานที่ที่ออกแบบมาเพื่อรองรับ Multi-function Groups เพื่อให้งานของคุณลื่นไหลตั้งแต่ต้นจนจบ

3 สัญญาณเตือนว่า “ห้องสัมมนา” ที่คุณดูอยู่ อาจไม่ตอบโจทย์งานกลุ่ม

ก่อนจะตัดสินใจวางมัดจำ ลองสังเกตให้ดีว่า สถานที่จัดสัมมนา ที่คุณกำลังพิจารณานั้นมีสัญญาณอันตรายเหล่านี้หรือไม่ 

1.ปัญหาเรื่องเสียงรบกวน

ซึ่งมักเกิดจากการเลือกใช้ห้องโถงใหญ่แล้วกั้นแบ่งด้วยผนังเบาหรือฉากกั้นพาร์ทิชั่นที่ไม่เก็บเสียง หากงานของคุณมีการใช้ไมโครโฟนหรือเปิดคลิปเสียงในแต่ละกลุ่มย่อย เสียงจากห้องข้าง ๆ เล็ดลอดเข้ามาทำลายสมาธิของผู้เข้าอบรมทันที ทำให้การเรียนรู้สะดุดและดูไม่เป็นมืออาชีพ 

2.ปัญหาการจราจรในงาน

เกิดจากการที่ห้องประชุมย่อยอยู่ไกลจากห้อง Main Hall มากเกินไป หากผู้เข้าร่วมงานต้องใช้เวลา 10-15 นาทีในการเดินเปลี่ยนห้อง หรือต้องขึ้นลงลิฟต์หลายต่อ นั่นหมายถึงเวลาของเนื้อหาที่หายไป หรือที่เรียกว่า Transition Time กินเวลามากเกินความจำเป็น

3.ข้อจำกัดด้านอุปกรณ์

ห้องสัมมนา ขนาดเล็กบางแห่งอาจเป็นเพียงห้องว่างเปล่าที่ไม่มีจอโปรเจคเตอร์หรือระบบเสียงในตัว ทำให้คุณต้องเสียงบประมาณเช่าอุปกรณ์เพิ่ม ซึ่งเป็นค่าใช้จ่ายแฝง

เทคนิคเลือกสถานที่จัด “สัมมนา” แบบ Breakout Session ให้ดูโปร

เพื่อให้การจัดงานที่มีความซับซ้อนผ่านไปได้อย่างราบรื่น กุญแจสำคัญคือความหลากหลาย หรือ Variety is Key สถานที่ที่ดีต้องมีทางเลือกของขนาดห้องที่ครบครัน หรือ Variety of Sizes อยู่ในโซนเดียวกัน กล่าวคือควรมีทั้งห้องขนาดใหญ่ (Plenary Hall) สำหรับช่วงพิธีการรวมพล และมีห้องขนาดกลางถึงเล็ก (Breakout Rooms) สำหรับ 20-50 ท่าน กระจายตัวอยู่ในชั้นเดียวกันหรืออาคารเดียวกัน เพื่อความคล่องตัวในการเคลื่อนย้ายคน เทคนิคต่อมาคือมองหาความพร้อมแบบ Ready-to-Use ห้องย่อยที่ดีควรเป็นห้องที่มีผนังถาวรเพื่อความเป็นส่วนตัวและเก็บเสียง ไม่ใช่เพียงแค่พื้นที่โล่งที่นำฉากมากั้น และต้องมีอุปกรณ์ภาพและเสียงมาตรฐานติดตั้งไว้พร้อมใช้งาน เพื่อลดเวลาในการ Set up และลดความเสี่ยงเรื่องอุปกรณ์ขัดข้อง นอกจากนี้ เรื่องพื้นที่ส่วนกลาง หรือ Foyer Space ก็สำคัญไม่แพ้กัน ควรมีพื้นที่โถงทางเดินที่กว้างขวางพอสำหรับจัด Coffee Break ให้ทุกคนได้ออกมารวมตัวกันพักผ่อนพูดคุย ก่อนจะแยกย้ายกลับเข้าห้องกิจกรรม ซึ่งจะช่วยสร้างบรรยากาศที่ผ่อนคลายและกระตุ้นให้เกิดการ Networking ระหว่างกลุ่ม

ทำไมออแกไนซ์ถึงควรเลือก “โรงแรมเอวาน่า” จัดเวิร์กช็อป

หากคุณกำลังมองหาสถานที่ที่ตอบโจทย์ความยืดหยุ่นระดับสูง โรงแรมเอวาน่า คือหนึ่งในตัวเลือกที่ออแกไนเซอร์มืออาชีพไว้วางใจ ด้วยจุดเด่นที่มี ห้องสัมมนา ให้เลือกใช้บริการมากกว่า 8 ห้อง ครอบคลุมทุกความต้องการด้านขนาด ตั้งแต่ห้องประชุมกลุ่มย่อยสำหรับ 10 ท่าน ไปจนถึงฮอลล์ขนาดใหญ่ที่รองรับได้ถึง 1,000 ท่าน ความหลากหลายนี้ช่วยให้คุณสามารถบริหารจัดการผังงาน (Flexible Config) ได้อย่างอิสระ ยกตัวอย่างเช่น ในช่วงเช้าคุณอาจใช้ห้อง Grand Park เพื่อรวมพลทำพิธีเปิดและบรรยายหลัก จากนั้นในช่วงบ่ายก็สามารถแบ่งผู้เข้าอบรมออกเป็นกลุ่มย่อยแล้วกระจายไปทำกิจกรรมที่ห้อง Bethel, Bethlehem หรือห้องไซส์ S อื่นๆ ที่อยู่ใกล้เคียงกันได้อย่างรวดเร็วและไร้รอยต่อ

นอกจากความสะดวกเรื่องพื้นที่แล้ว ความคุ้มค่า (Value) ยังเป็นสิ่งที่โรงแรมเอวาน่าให้ความสำคัญ การเลือกจัดงานที่นี่คุณจะได้รับบริการระดับโรงแรมมืออาชีพ ทั้งเรื่องอาหารจัดเลี้ยงที่มีคุณภาพ การดูแลจากพนักงาน และความสะอาดของสถานที่ ในราคาที่สมเหตุสมผลและจับต้องได้ เมื่อเทียบกับการเช่าศูนย์ประชุมที่อาจต้องจ่ายแยกย่อยหลายรายการ การเลือกสถานที่ที่มีความพร้อมแบบ One-Stop Service จึงช่วยประหยัดทั้งงบประมาณและพลังงานในการบริหารจัดการ ทำให้คุณมีเวลาไปโฟกัสกับเนื้อหาของงานและดูแลผู้เข้าอบรมได้อย่างเต็มที่

คำถามที่พบบ่อย

Q: หากต้องการใช้ห้องประชุมย่อยหลายห้องพร้อมกัน ทางโรงแรมมีอุปกรณ์เครื่องเสียงให้ครบทุกห้องหรือไม่? 

A: ที่โรงแรมเอวาน่า ห้องสัมมนาทุกขนาดตั้งแต่ห้องเล็กไปจนถึงห้องใหญ่ มีการติดตั้งระบบภาพและเสียงมาตรฐาน ไว้ประจำห้องพร้อมใช้งาน โดยที่คุณไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการเช่าเพิ่ม

Q: สามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบการจัดโต๊ะในห้องย่อยระหว่างวันได้หรือไม่? 

A: ได้แน่นอน ทีมงานของเรามีความเชี่ยวชาญในการจัดสถานที่ หากคุณต้องการเปลี่ยนรูปแบบจาก Theater ในช่วงบรรยาย เป็น Classroom หรือ Workshop เป็นกลุ่มโต๊ะกลมในช่วงบ่าย ทีมงานสามารถดำเนินการจัดเปลี่ยนให้ในช่วงพักเบรกได้ทันทีตามที่คุณต้องการ

สรุป

ความสำเร็จของการจัดสัมมนา ที่มีหลายกลุ่มย่อยไม่ได้วัดกันที่เนื้อหาเพียงอย่างเดียว แต่ขึ้นอยู่กับการบริหารจัดการ Flow ของงานให้ราบรื่น การเลือกสถานที่ที่มีความยืดหยุ่นและมีห้องหลากหลายขนาดให้เลือกสรร จะช่วยลดความวุ่นวายหน้างาน แก้ปัญหาเรื่องเสียงรบกวน และประหยัดเวลาในการเคลื่อนย้ายคน ทำให้ผู้เข้าร่วมงานรู้สึกถึงความเป็นมืออาชีพและได้รับประสบการณ์การเรียนรู้ที่ดีที่สุดกลับไป

หากคุณมีโจทย์งานสัมมนาที่ต้องแยกห้องย่อยและกำลังกังวลเรื่องการวางผัง ลองส่งจำนวนคนและรูปแบบกิจกรรมมาให้เราช่วยออกแบบและวางผังห้องให้ฟรี ทีมงานโรงแรมเอวาน่ายินดีเป็นผู้ช่วยให้งานของคุณสมบูรณ์แบบ

คิดถึงจัดเลี้ยง คิดถึงเรา

Avana Hotel มีบริการ สถานที่จัดงาน เช่าห้องประชุม ห้องสัมมนา งานจัดเลี้ยง หรือ งานแต่งงาน รองรับได้มากถึง 1,000 คน เดินทางสะดวก ใกล้ทางด่วน และ ใกล้บีทีเอสบางนาเพียง 2 กม. พร้อมบริการรับส่งฟรี 

หากคณกำลังมองหาสถานที่ จัดงานอีเว้นท์ ที่จัดงานแต่ง ติดต่อเราได้ที่ Line @avana หรือโทร 02-763-2900
ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ทางเฟซบุ๊ก Avana Bangkok Hotel & Convention Centre