การจัดงานอีเว้นท์หรืองานเลี้ยงฉลองให้ประสบความสำเร็จนั้น ปัจจัยที่ออแกไนเซอร์มืออาชีพให้ความสำคัญเป็นอันดับหนึ่งมักไม่ใช่เรื่องของความหรูหราเพียงอย่างเดียว แต่คือ การมี Flow ที่ราบรื่น ลดปัญหาหน้างาน การเลือก ห้องจัดเลี้ยง ที่มีโครงสร้างเอื้ออำนวยต่อการบริหารจัดการพื้นที่ (Space Management) จึงเป็นกุญแจสำคัญที่ช่วยลดความเสี่ยงเหล่านี้ได้ บทความนี้จะเจาะลึก 3 จุดยุทธศาสตร์ภายใน โรงแรมจัดงานเลี้ยง ที่คุณต้องตรวจสอบอย่างละเอียดก่อนตัดสินใจจอง เพื่อการันตีว่างานของคุณจะรันได้อย่างสมูทและสะท้อนภาพลักษณ์ความเป็นมืออาชีพออกมาได้อย่างชัดเจนที่สุด
- จัดงานอีเว้นท์ใหญ่ งบไม่บานปลาย เลือกโรงแรมหรือฮอลล์?
- แพ็กเกจสัมมนา เต็มวัน กับ ครึ่งวัน เลือกแบบไหนคุ้มค่ากว่า?
พื้นที่ Foyer หน้าห้องจัดเลี้ยง ต้องกว้างพอ
พื้นที่โถงหน้างาน หรือ Pre-function area คือจุดแรกที่แขกจะประทับใจหรือรู้สึกอึดอัดตั้งแต่นาทีแรกที่มาถึง โดยทั่วไปพื้นที่ส่วนนี้มักจะเป็นจุดที่เกิด “คอขวด” ได้ง่ายที่สุด เนื่องจากเป็นที่ตั้งของโต๊ะลงทะเบียน จุดรับของที่ระลึก และฉากถ่ายภาพ (Backdrop) หากคุณเลือก ห้องจัดเลี้ยง ที่มีพื้นที่ Foyer แคบจนเกินไปหรือเป็นเพียงทางเดินยาวๆ จะทำให้แขกที่มารอถ่ายภาพกับเจ้าภาพไปเบียดกับแขกที่กำลังลงทะเบียน จนเกิดความโกลาหลและกีดขวางทางเดินรถเข็นหรือแขกท่านอื่นที่กำลังเดินเข้างาน โรงแรมจัดงานเลี้ยง ที่ดีควรมีพื้นที่หน้าห้องที่กว้างขวางพอที่จะแบ่งสัดส่วนการใช้งานได้อย่างชัดเจน เพื่อให้แขกสามารถยืนจิบเครื่องดื่มพูดคุยกันได้โดยไม่อึดอัด ซึ่งสิ่งนี้จะช่วยสร้างบรรยากาศที่ผ่อนคลายและเป็นการต้อนรับที่สง่างามก่อนเข้าสู่พิธีการด้านใน
ทางเข้า-ออก Service และลิฟต์ขนของ หัวใจของ Logistics
เบื้องหลังงานที่ดูสวยงามคือการบริหารจัดการ Logistics ที่มีประสิทธิภาพ ออแกไนเซอร์จำเป็นต้องเช็กเส้นทาง “หลังบ้าน” ของ โรงแรมจัดงานเลี้ยง อย่างละเอียดก่อนเริ่มงาน เส้นทางขนส่ง (Loading Area) ควรจะแยกออกจากลิฟต์ที่แขกใช้งานอย่างชัดเจน เพื่อไม่ให้เกิดภาพภาพที่ไม่น่าดูหรือความล่าช้าในระหว่างการเซ็ตอัป นอกจากนี้ ขนาดความกว้างและความสูงของประตูทางเข้า ห้องจัดเลี้ยง ก็สำคัญไม่แพ้กัน เพราะหากคุณมีโครงสร้างฉากหลังเวที (Stage Backdrop) ขนาดใหญ่ หรืออุปกรณ์ตกแต่งที่มีความสูงเป็นพิเศษ แต่ประตูทางเข้าห้องมีขนาดมาตรฐานทั่วไป จะทำให้ทีมงานเสียเวลาในการรื้อถอนและประกอบใหม่ ซึ่งเพิ่มความเสี่ยงให้อุปกรณ์เสียหายและงานเสร็จไม่ทันตามกำหนด การเลือก โรงแรมจัดเลี้ยง ที่มีช่องทางขนส่งที่เข้าถึงง่ายและกว้างขวาง จะช่วยให้การติดตั้งและรื้อถอนเป็นไปอย่างรวดเร็วและปลอดภัยที่สุด
Layout ภายในห้องและสิ่งอำนวยความสะดวกที่ “คิดมาแล้ว”
ผังโครงสร้างภายใน ห้องจัดเลี้ยง คือตัวกำหนดว่ากิจกรรมบนเวทีและการรับประทานอาหารจะดำเนินไปอย่างมีความสุขหรือไม่ สิ่งแรกที่ต้องเช็กคือ “เสา” ภายในห้อง ห้องจัดเลี้ยงสไตล์ Column-free หรือห้องที่ไม่มีเสาบังสายตาคือตัวเลือกที่ดีที่สุด เพราะจะช่วยให้แขกทุกที่นั่งสามารถมองเห็นเวทีและจอภาพได้อย่างชัดเจนโดยไม่ต้องชะเง้อคอ นอกจากเรื่องเสาแล้ว การจัดวางเลย์เอาต์จุดวางไลน์อาหารบุฟเฟต์หรือบาร์เครื่องดื่มต้องไม่อยู่ขวางทางเดินหลักหรือใกล้ประตูทางเข้ามากเกินไปจนทำให้เกิดการสะดุดของ Flow แขก สิ่งอำนวยความสะดวกอื่นๆ อย่างห้องน้ำก็เป็นเรื่องที่มองข้ามไม่ได้ โรงแรมจัดเลี้ยง ที่มีการจัดวางผังห้องน้ำให้อยู่ใกล้กับทางเข้าห้องจัดเลี้ยง โดยที่แขกไม่ต้องเดินข้ามตึกหรือขึ้นลงลิฟต์ จะช่วยให้ช่วงพักเบรกเป็นไปอย่างกระชับและไม่ทำให้กำหนดการงานยืดเยื้อ
ความสำเร็จของการจัดงานไม่ได้ขึ้นอยู่กับสิ่งที่เราเห็นบนเวทีเพียงอย่างเดียว แต่ขึ้นอยู่กับการเตรียมความพร้อมในทุกจุดบอดที่แขกมองไม่เห็น Flow งานที่ดีเริ่มต้นจากสถานที่ที่เอื้ออำนวยต่อการทำงานจริง ดังนั้นในการทำ Site Inspection ทุกครั้ง ออแกไนเซอร์ควรสวมบทบาทเป็นทั้งแขกที่มาร่วมงานและทีมงานที่ต้องแบกอุปกรณ์เข้าไปติดตั้ง ลองเดินสำรวจเส้นทาง (Walk-through) ตั้งแต่จุดโหลดของไปจนถึงจุดวางไมโครโฟนบนเวที และลองเดินจากโต๊ะอาหารไปยังห้องน้ำเพื่อดูระยะทางจริง การใส่ใจในรายละเอียดเหล่านี้จะช่วยให้คุณเลือก ห้องจัดเลี้ยง ใน โรงแรมจัดงานเลี้ยง ที่ตอบโจทย์การใช้งานได้มากที่สุด และมั่นใจได้ว่าวันงานจะดำเนินไปอย่างราบรื่นไร้รอยต่อ
คิดถึงจัดเลี้ยง คิดถึงเรา
Avana Hotel มีบริการ สถานที่จัดงาน เช่าห้องประชุม ห้องสัมมนา งานจัดเลี้ยง หรือ งานแต่งงาน รองรับได้มากถึง 1,000 คน เดินทางสะดวก ใกล้ทางด่วน และ ใกล้บีทีเอสบางนาเพียง 2 กม. พร้อมบริการรับส่งฟรี
หากคณกำลังมองหาสถานที่ จัดงานอีเว้นท์ ที่จัดงานแต่ง ติดต่อเราได้ที่ Line @avana หรือโทร 02-763-2900
ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ทางเฟซบุ๊ก Avana Bangkok Hotel & Convention Centre