งบประมาณและเวลา ปัญหาคลาสสิกที่เกิดขึ้นเสมอคือความลังเลใจว่าจะเลือกรูปแบบการจัดงานแบบไหนดี ระหว่างการอัดแน่นเนื้อหาความรู้แบบเต็มวันเพื่อให้รู้สึกคุ้มค่าบัตร หรือจะเลือกความกระชับฉับไวแบบครึ่งวันเพื่อประหยัดงบประมาณและเวลาของผู้บริหาร เรียกได้ว่า เป็นการตัดสินใจที่ค่อนข้างยาก และหลายคนมักเข้าใจผิดว่าความคุ้มค่าหมายถึงการเลือกสิ่งที่ราคาถูกที่สุด แต่ในความเป็นจริงแล้ว ความคุ้มค่าที่แท้จริงคือการเลือกแพ็กเกจที่ตอบโจทย์วัตถุประสงค์ (Objective) ของงานได้ตรงจุดที่สุดต่างหาก บทความนี้จะพาคุณไปกางรายละเอียดของทั้งสองแพ็กเกจให้เห็นภาพชัดๆ เพื่อช่วยให้คุณตัดสินใจเลือก ห้องสัมมนา และรูปแบบงานได้ง่ายขึ้นและเป็นมืออาชีพ

ข้อดีของแพ็กเกจ “สัมมนา” เต็มวัน

เริ่มต้นกันที่แพ็กเกจยอดนิยมอย่างการจัด สัมมนา แบบเต็มวัน (Full Day Meeting Package) ซึ่งโดยมาตรฐานแล้วจะครอบคลุมเวลาตั้งแต่เช้าไปจนถึงช่วงเย็น สิ่งที่ผู้จัดงานจะได้รับในแพ็กเกจนี้คือความครบครันของอาหารและเครื่องดื่ม ประกอบด้วยอาหารว่าง (Coffee Break) ในช่วงเช้าและช่วงบ่าย และอาหารกลางวัน (Lunch) อีก 1 มื้อ

สำหรับแพ็คเกจของ โรงแรมเอวาน่า จะมีแค่อาหารไทยบุฟเฟ่ต์อย่างเดียวให้เลือก 5 เซ็ท กรณีที่ต้องการอาหารแบบอื่นจะเป็นในส่วนของตัวแพ็กเกจจัดเลี้ยง ราคาเริ่มต้น โต๊ะจีน 6500 บาท/โต๊ะ (โต๊ะละ 10 ท่าน) ส่วนคานาเป้ 990 บาท (ราคาต่อท่าน)

เลือกตามความเหมาะสมของจำนวนคน รูปแบบนี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการจัดงานประเภท Training อบรมพนักงาน Workshop เชิงปฏิบัติการ หรือการระดมสมอง ที่มีเนื้อหาเยอะและซับซ้อน จำเป็นต้องใช้เวลาในการทำความเข้าใจและลงมือทำ

ข้อดีที่เห็นได้ชัดของการจัดงานเต็มวันคือโอกาสในการสร้างปฏิสัมพันธ์ เพราะช่วงเวลาพักทานอาหารกลางวันคือ Golden Time ที่ผู้เข้าร่วมงานจะได้พูดคุยแลกเปลี่ยนความคิดเห็นและทำความรู้จักกัน (Networking) ซึ่งเป็นหัวใจสำคัญของการสร้างทีมเวิร์ก แม้ว่าดูจากตัวเลขงบประมาณรวมแล้ว แพ็กเกจเต็มวันจะมีราคาสูงกว่า แต่หากลองหารเฉลี่ยค่าใช้จ่ายต่อชั่วโมงและปริมาณอาหารที่ได้รับ จะพบว่านี่เป็นตัวเลือกที่คุ้มค่ามากสำหรับงานที่ต้องการความเข้มข้นของเนื้อหาและการมีส่วนร่วมที่ต่อเนื่อง ซึ่ง สถานที่จัดสัมมนา ส่วนใหญ่ก็มักจะให้ความสำคัญกับลูกค้ากลุ่มนี้ด้วยการมอบอุปกรณ์และบริการเสริมที่คุ้มค่า

ข้อดีของแพ็กเกจ “สัมมนา” ครึ่งวัน

ในขณะที่บางงานต้องการความลึกของเนื้อหา การเลือกจองแบบเต็มวันตอบโจทย์กว่า แต่บางงานกลับต้องการความรวดเร็ว แพ็กเกจ สัมมนา แบบครึ่งวัน จึงถูกออกแบบมาเพื่อตอบโจทย์นี้ โดยมีระยะเวลาการใช้งานประมาณ 4 ชั่วโมง ซึ่งคุณสามารถเลือกได้ว่าจะจัดในช่วงเช้า หรือช่วงบ่าย แพ็กเกจนี้จะประกอบด้วยอาหารว่าง 1 มื้อ และคุณสามารถเลือก Option เสริมได้ว่าจะรับหรือไม่รับอาหารกลางวัน ซึ่งความยืดหยุ่นตรงนี้เองที่เป็นจุดเด่น รูปแบบครึ่งวันเหมาะอย่างยิ่งสำหรับงานแถลงข่าว การประชุมผู้ถือหุ้น (AGM) หรือการประชุมระดับผู้บริหาร (Executive Meeting) ที่ผู้เข้าร่วมงานมีตารางเวลาที่รัดตัว ต้องการเนื้อหาสาระแบบเนื้อๆ ไม่เน้นน้ำ และต้องการจบการประชุมให้ไวที่สุด

ในมุมของการบริหารงบประมาณ แพ็กเกจครึ่งวันถือเป็นทางเลือกที่ดีที่สุดสำหรับบริษัทที่ต้องการคุมค่าใช้จ่ายด้านค่าเช่า ห้องสัมมนา และค่าอาหาร การเลือกตัดมื้ออาหารกลางวันออกไป หรือเลือกทานแบบง่ายๆ จะช่วยลดต้นทุนต่อหัวลงไปได้มาก แต่ยังคงรักษาภาพลักษณ์ความเป็นมืออาชีพของการจัดงานในโรงแรมไว้ได้ครบถ้วน เป็นกลยุทธ์ Budget Trick ที่ช่วยให้คุณได้ใช้สถานที่สวยๆ และอุปกรณ์ครบครันในราคาที่สบายกระเป๋า

แล้วเลือกแบบไหนคุ้มค่ากว่า?

เมื่อทราบข้อดีของทั้งสองแบบแล้ว คำถามคือจะเลือกอย่างไรให้งานออกมาปัง เทคนิคสำคัญอยู่ที่การประเมินความสัมพันธ์ระหว่าง “เนื้อหา” และ “สมาธิของผู้ฟัง” หากคุณมีเนื้อหาที่ต้องบรรยายจำนวนมากแต่พยายามยัดเยียดให้จบในครึ่งวัน ผู้ฟังจะเกิดภาวะข้อมูลล้นเกิน และรับสารได้ไม่ครบถ้วน ในทางกลับกัน หากเนื้อหามีเพียงเล็กน้อยแต่ลากยาวเป็นเต็มวัน ผู้ฟังก็จะเกิดความเบื่อหน่าย ดังนั้นจงเลือกเวลาให้พอดีกับเนื้อหา นอกจากนี้ ไม่ว่าคุณจะเลือกแพ็กเกจไหน สิ่งที่ต้องคำนึงถึงเสมอคือ “อุปกรณ์มาตรฐาน”  โรงแรมที่ดีต้องมีระบบเสียง ไมโครโฟน จอโปรเจคเตอร์ และอินเทอร์เน็ตให้พร้อมสรรพ โดยไม่ต้องเสียค่าเช่าเพิ่ม

สำหรับผู้จัดงานที่ต้องการความมั่นใจ โรงแรมเอวาน่า ถือเป็น สถานที่จัดสัมมนา ที่ตอบโจทย์เรื่องความยืดหยุ่นได้เป็นอย่างดี จุดเด่นของที่นี่คือแพ็กเกจประชุมที่มีความยืดหยุ่นสูง (Flexible Rate) คุณสามารถปรับเปลี่ยนเมนูอาหาร รูปแบบการจัดห้อง หรือแม้แต่ขอคำปรึกษาเพื่อปรับลด-เพิ่มรายการในแพ็กเกจให้สอดคล้องกับงบประมาณที่ตั้งไว้ ไม่ว่าจะเป็นงานประชุมกลุ่มเล็กหลักสิบ หรือสัมมนาใหญ่หลักร้อย เอวาน่ามีห้องหลากหลายขนาดที่พร้อมรองรับทุกความต้องการ ช่วยให้คุณบริหารจัดการต้นทุนได้อย่างมืออาชีพโดยไม่ต้องลดสเปกงาน

สรุป

การเลือกแพ็กเกจจัดงานที่ถูกต้องเปรียบเสมือนการติดกระดุมเม็ดแรก หากเลือกได้เหมาะสมกับวัตถุประสงค์และกลุ่มเป้าหมาย นอกจากจะช่วยประหยัดงบประมาณขององค์กรแล้ว ยังช่วยให้ลำดับขั้นตอนของงานลื่นไหล ไม่ยืดเยื้อหรือเร่งรีบจนเกินไป ผลลัพธ์ที่ได้คือความประทับใจของผู้เข้าร่วมงานและความสำเร็จตามเป้าหมายที่วางไว้ หากคุณยังลังเลและไม่แน่ใจว่างานของคุณเหมาะกับแพ็กเกจไหน ลองทักมาปรึกษาทีม Sales ของโรงแรมเอวาน่า เพื่อให้เราช่วยออกแบบทางเลือกที่คุ้มค่าที่สุดให้กับคุณ

คำถามที่พบบ่อย

Q: อุปกรณ์มาตรฐานในห้องประชุมของโรงแรมเอวาน่ามีอะไรให้บ้าง ต้องเช่าเพิ่มไหม? 

A: ในทุกแพ็กเกจการประชุม โรงแรมเอวาน่าได้จัดเตรียมอุปกรณ์มาตรฐานไว้ให้ครบถ้วนโดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มครับ ได้แก่ ระบบเครื่องเสียงคุณภาพ ไมโครโฟน จอโปรเจคเตอร์ กระดานไวท์บอร์ดหรือฟลิปชาร์ท กระดาษโน้ต ดินสอ และน้ำดื่มสำหรับผู้เข้าร่วมประชุม

Q: ถ้ามีจำนวนผู้เข้าอบรมน้อย (เช่น 10-20 ท่าน) สามารถจองแพ็กเกจประชุมได้หรือไม่? 

A: ทางโรงแรมเอวาน่ามีห้องประชุมขนาดเล็ก ที่รองรับกลุ่มผู้เข้าอบรมจำนวนน้อยได้ โดยเรามีแพ็กเกจสำหรับกรุ๊ปขนาดเล็กที่คิดราคาต่อหัวเช่นเดียวกัน หรือสามารถสอบถามฝ่ายขายเพื่อขอใบเสนอราคาตามจำนวนจริงได้เลย

คิดถึงจัดเลี้ยง คิดถึงเรา

Avana Hotel มีบริการ สถานที่จัดงาน เช่าห้องประชุม ห้องสัมมนา งานจัดเลี้ยง หรือ งานแต่งงาน รองรับได้มากถึง 1,000 คน เดินทางสะดวก ใกล้ทางด่วน และ ใกล้บีทีเอสบางนาเพียง 2 กม. พร้อมบริการรับส่งฟรี 

หากคณกำลังมองหาสถานที่ จัดงานอีเว้นท์ ที่จัดงานแต่ง ติดต่อเราได้ที่ Line @avana หรือโทร 02-763-2900

ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ทางเฟซบุ๊ก Avana Bangkok Hotel & Convention Centre