หนึ่งสิ่งที่คนทำงานอีเว้นท์และออแกไนเซอร์ลุ้นที่สุด น่าจะเป็นเหตุการณ์หน้างานที่อาจจะเกิดขึ้นได้ นั่นก็คือ เสียงหวีดแหลมของไมค์ที่ดังสนั่นจนแขกต้องยกมือปิดหู หรือภาพเหตุการณ์ที่วิทยากรรับเชิญกำลังบรรยายถึงจุดไคลแม็กซ์แต่โปรเจคเตอร์กลับดับวูบไปดื้อ ๆ ทิ้งไว้เพียงความว่างเปล่าบนจอภาพ สิ่งเหล่านี้สะท้อนให้เห็นความจริงข้อหนึ่งว่า ความสำเร็จของการจัด สัมมนา เนื้อหาที่น่าสนใจ และน่าฟัง ก็ส่วนหนึ่งนะ ที่เหลือฝากไว้กับความเสถียรของระบบภาพและเสียง หรือ Audio-Visual (A/V) ระบบเสียงดีมีชัยไปกว่าครึ่ง

เช็กลิสต์ระบบ A/V ที่ออแกไนเซอร์ห้ามพลาดก่อนจองห้อง

การเดินเข้าไปชม สถานที่จัดสัมมนา แล้วดูเพียงแค่ความสวยงามของพรม ความสูงของเพดาน หรือความกว้างของเวที จึงไม่ใช่สิ่งเดียวที่ออแกไนเซอร์ควรทำอีกต่อไป แต่ต้องลงลึกถึงรายละเอียดทางเทคนิคเพื่อสร้างความมั่นใจว่าหน้างานจะไม่มีคำว่าผิดพลาด เริ่มต้นที่ระบบเสียงซึ่งเป็นหัวใจหลักของการสื่อสาร สิ่งที่ต้องตรวจสอบไม่ใช่แค่ความดัง แต่คือคุณภาพเสียงที่คมชัดและความครอบคลุมของลำโพงในทุกจุดของห้อง ต้องสอบถามถึงจำนวนไมโครโฟนว่ามีเพียงพอต่อรูปแบบงานหรือไม่ ไม่ว่าจะเป็นไมค์ลอยสำหรับช่วง Q&A หรือไมค์หนีบปกเสื้อ (Lavalier) สำหรับวิทยากรที่ต้องการเดินบรรยาย และที่สำคัญที่สุดคือระบบ Feedback Control หรือระบบตัดเสียงรบกวนเพื่อป้องกันปัญหาไมค์หอนที่มักเกิดขึ้นเมื่อเร่งเสียงดังหรือยืนใกล้ลำโพง ซึ่งเป็นปัญหาพื้นฐานที่ทำลายบรรยากาศงานมานักต่อนัก

ถัดมาคือระบบภาพที่ต้องใส่ใจในรายละเอียดไม่แพ้กัน ในการเลือก ห้องสัมมนา ต้องพิจารณาความละเอียดและความสว่างของเครื่องฉายโปรเจคเตอร์หรือจอ LED ว่าเหมาะสมกับขนาดของห้องและสภาพแสงหรือไม่ หากห้องมีเพดานสูงหรือมีแสงธรรมชาติเข้ามาก ค่าความสว่าง ของเครื่องฉายต้องสูงตามไปด้วยเพื่อให้ผู้ร่วมงานที่นั่งแถวหลังสุดยังคงมองเห็นเนื้อหาได้ชัดเจน นอกจากนี้ เรื่องช่องทางการเชื่อมต่อ  ก็เป็นสิ่งที่ตกม้าตายกันบ่อยครั้ง ต้องมั่นใจว่าระบบรองรับพอร์ตการเชื่อมต่อที่หลากหลายทั้ง HDMI และ USB-C ซึ่งเป็นมาตรฐานใหม่ของแล็ปท็อปในปัจจุบัน เพื่อลดเวลาและความวุ่นวายในการหาตัวแปลงสัญญาณหน้างาน ประการสุดท้ายที่ขาดไม่ได้สำหรับงานยุคปัจจุบันคือระบบอินเทอร์เน็ต โดยเฉพาะงานที่ต้องมีการถ่ายทอดสดหรือ Live Streaming ต้องมีการแยกวงจร Wi-Fi หรือสาย LAN สำหรับทีมงานถ่ายทอดสดออกจาก Wi-Fi ของผู้ร่วมงาน (Guest) อย่างชัดเจน เพื่อป้องกันปัญหา Bandwidth เต็มจนไลฟ์กระตุกหรือล่มกลางคัน

ทีมงานมืออาชีพ พร้อม Support เพื่อให้งานราบรื่น

แม้ว่าคุณจะสามารถตรวจสอบอุปกรณ์ทุกชิ้นได้ตามเช็กลิสต์ และ สถานที่จัดสัมมนา แห่งนั้นจะเคลมว่าใช้อุปกรณ์ดีเพียงใด แต่ความจริงข้อหนึ่งที่ออแกไนเซอร์มืออาชีพควรตระหนักดีคือ อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ย่อมมีโอกาสขัดข้องได้เสมอ และเมื่อถึงเวลานั้น “คน” คือปัจจัยชี้ขาดที่จะกู้วิกฤตให้งานดำเนินต่อไปได้ การมีเพียงอุปกรณ์ที่ดีแต่ขาดบุคลากรที่มีความรู้ความเข้าใจในการใช้งานก็เหมือนการมีรถสปอร์ตแต่ขับไม่เป็น ความเสี่ยงที่ยิ่งใหญ่ที่สุดคือการที่สถานที่ปล่อยให้ออแกไนเซอร์เผชิญหน้ากับแผงควบคุมเสียงที่ซับซ้อนเพียงลำพัง หรือต้องรอช่างเทคนิคที่ดูแลหลายตึกวิ่งรอกมาแก้ไขปัญหาเมื่อสายเกินไป

ในจุดนี้ โรงแรมเอวาน่า เข้าใจถึงความกดดันของคนทำงานเบื้องหลังเป็นอย่างดี จึงไม่ได้ให้ความสำคัญเพียงแค่การลงทุนกับอุปกรณ์ที่ทันสมัย เพื่อความคมชัดของภาพและเสียงเท่านั้น แต่ยังลงทุนกับ “ทีมสนับสนุนมืออาชีพ” (Professional Support Team) ที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน ทีมงานเหล่านี้ไม่ใช่แค่พนักงานเฝ้าห้อง แต่คือผู้เชี่ยวชาญที่รู้จักระบบการเดินสาย รู้จักมุมอับของเสียง และรู้วิธีการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าใน ห้องสัมมนา ของตัวเองดีที่สุด การมีทีมเทคนิคที่พร้อมสแตนด์บายอยู่ใกล้ชิดเพื่อคอยมอนิเตอร์สถานการณ์และเข้าชาร์จทันทีที่เกิดเหตุขัดข้อง ช่วยให้ออแกไนเซอร์สามารถวางใจและโฟกัสกับการดูแลแขกหรือเนื้อหาบนเวทีได้อย่างเต็มที่ โดยไม่ต้องมานั่งกังวลว่าจะต้องวิ่งไปปรับมิกเซอร์เสียงตอนไหน หรือต้องปีนไปขยับสายโปรเจคเตอร์เมื่อไหร่

คำถามที่พบบ่อย

Q: หากต้องการจัดงานสัมมนาแบบ Hybrid หรือ Live Streaming สถานที่รองรับหรือไม่?

A: เอวาน่ามีระบบอินเทอร์เน็ตความเร็วสูง และอุปกรณ์ A/V ที่ทันสมัยเพื่อรองรับการจัดงานแบบ Hybrid หรือ Live Streaming โดยทางโรงแรมมีทีมซัพพอร์ตคอยช่วยอำนวยความสะดวก ช่วยซัพพอร์ต แต่ในส่วนอุปกรณ์สำหรับไลฟ์สตรีม ลูกค้าสามารถนำเข้าอุปกรณ์ต่าง ๆ ได้ โดยมีค่านำเข้าเพิ่มเติม

Q: หากเกิดปัญหาทางเทคนิคระหว่างงาน (เช่น ไมค์ดับ) มีคนดูแลหน้างานหรือไม่?

A: ทางโรงแรมมีทีมซัพพอร์ตคอยช่วยอำนวยความสะดวก Stand by บริเวณหน้างานเพื่อคอยดูแลและแก้ไขปัญหาเทคนิคต่างๆ ให้ทันท่วงที ทำให้ Organizer ทำงานได้อย่างไร้กังวล

Q: อุปกรณ์ A/V พื้นฐานที่รวมอยู่ในแพ็คเกจสัมมนา มีอะไรบ้าง?

A: ในแพ็คเกจสัมมนามาตรฐาน (Full Day/Half Day) มักจะรวมอุปกรณ์พื้นฐานที่จำเป็น เช่น จอ LED, โปรเจคเตอร์, จอรับภาพ, ระบบเสียงมาตรฐานพร้อมไมโครโฟน (แบบสายและไร้สาย)  และเวทีขนาดมาตรฐาน ซึ่งเพียงพอต่องานสัมมนาทั่วไป

สรุป

การเลือก ห้องสัมมนา จึงไม่ใช่แค่การเช่าพื้นที่สี่เหลี่ยมสำหรับวางเก้าอี้ แต่คือการมองหา สถานที่จัดสัมมนา ครบวงจรที่ตอบโจทย์การจัดงานได้ทุกรูปแบบ โรงแรมเอวาน่า ให้บริการ ห้องสัมมนา โดยทีมงานมืออาชีพ มีระบบ A/V ที่ได้มาตรฐานพร้อมทีมงานซัพพอร์ตที่ไว้ใจได้ อย่าปล่อยให้เรื่องเทคนิคมาบดบังเนื้อหาสำคัญที่คุณเตรียมมา เลือกสถานที่ที่พร้อมสนับสนุนคุณในทุกมิติ เพื่อให้งานสัมมนาของคุณจบลงด้วยเสียงปรบมือ ไม่ใช่เสียงไมค์หอน

คิดถึงจัดเลี้ยง คิดถึงเรา

Avana Hotel มีบริการ สถานที่จัดงาน เช่าห้องประชุม ห้องสัมมนา งานจัดเลี้ยง หรือ งานแต่งงาน รองรับได้มากถึง 1,000 คน เดินทางสะดวก ใกล้ทางด่วน และ ใกล้บีทีเอสบางนาเพียง 2 กม. พร้อมบริการรับส่งฟรี 

หากคณกำลังมองหาสถานที่ จัดงานอีเว้นท์ ที่จัดงานแต่ง ติดต่อเราได้ที่ Line @avana หรือโทร 02-763-2900
ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ทางเฟซบุ๊ก Avana Bangkok Hotel & Convention Centre