ถ้าพูดถึงการจัดงานอีเว้นท์ที่มีผู้ร่วมงาน 1,000 คน มาพร้อมกับงบประมาณก้อนโต และปัญหาที่ออแกไนเซอร์มักต้องเผชิญไม่ใช่เรื่องของการหาไอเดียธีมงาน แต่เป็นเรื่องการบริหารจัดการ “ตัวเลข” ไม่ให้แดงเถือก เพราะงานสเกลใหญ่ที่มีผู้ร่วมงานระดับ 1,000 ท่านนั้น มีความเสี่ยงที่จะเกิดภาวะ “งบบานปลาย” (Budget Overrun) จากค่าใช้จ่ายต่าง ๆ หลายคนมักมีความเชื่อว่าถ้าคนเยอะขนาดนี้ ต้องไปเช่าศูนย์ประชุมหรือฮอลล์ขนาดใหญ่เท่านั้นถึงจะเอาอยู่ แต่ในความเป็นจริง การเลือกสถานที่โดยดูแค่ขนาดพื้นที่เพียงอย่างเดียว อาจเป็นการตัดสินใจที่ทำให้ต้นทุนของคุณพุ่งสูงเกินความจำเป็น บทความนี้จะพาคุณไปสำรวจมุมมองใหม่ในการเลือก สถานที่จัดงาน ที่ไม่ได้มองแค่ความกว้าง แต่เน้นที่ความคุ้มค่า เพื่อรักษา Margin และทำให้การบริหารงบประมาณเป็นเรื่องที่ควบคุมได้จริง

พื้นที่เปล่า ของศูนย์ประชุม (Convention Hall) กับสิ่งที่คุณอาจนึกไม่ถึง

เมื่อเราเห็นตัวเลขค่าเช่าพื้นที่ของศูนย์ประชุมหรือ Convention Hall มักจะรู้สึกว่าราคาต่อตารางเมตรนั้นดูสมเหตุสมผลและน่าดึงดูดใจ แต่สิ่งที่ซ่อนอยู่ภายใต้ใบเสนอราคาใบแรกนั้นคือกับดักของคำว่า “พื้นที่เปล่า” ที่หลายคนอาจนึกไม่ถึง การ จัดงานอีเว้นท์ ในฮอลล์ขนาดใหญ่นั้น คุณจะได้เพียงแค่โครงสร้างอาคาร พื้นคอนกรีต และระบบปรับอากาศ ส่วนองค์ประกอบอื่นๆ ที่จำเป็นต่อการจัดงานคือสิ่งที่คุณต้องจ่ายเพิ่มเองทั้งหมด ลองจินตนาการดูว่าการเช่าโต๊ะและเก้าอี้สำหรับแขก 1,000 คน ค่าติดตั้งระบบแสง สี เสียง (AV System) ใหม่ทั้งหมดเพราะของเดิมอาจไม่เพียงพอ หรือแม้กระทั่งค่าสร้างห้องแต่งตัวหลังเวที สิ่งเหล่านี้คือค่าใช้จ่ายแฝงที่เมื่อรวมกันแล้วอาจสูงกว่าค่าเช่าที่เสียอีก

นอกจากนี้ ปัญหาเรื่องขนาดพื้นที่ที่ใหญ่เกินไปของฮอลล์ยังส่งผลต่อแมกเนติกของงาน เพราะพื้นที่ที่กว้างขวางเกินความจำเป็นจะทำให้คุณต้องถมพื้นที่ด้วยการตกแต่ง จำนวนมหาศาล เพื่อไม่ให้งานดูโหลงเหลงและเงียบเหงา ซึ่งนั่นหมายถึงงบประมาณก้อนโตที่ต้องใช้ไปกับฉากกั้น ดอกไม้ หรือโครงสร้างตกแต่ง เพียงเพื่อแก้ปัญหาทางสายตา ไม่นับรวมค่าธรรมเนียมในการนำเข้าออแกไนซ์ภายนอก หรือค่านำเข้าอุปกรณ์ต่างๆ ที่ศูนย์ประชุมมักจะมีการเรียกเก็บอย่างยิบย่อย การบริหารงบสำหรับการ เช่าสถานที่จัดงาน ประเภทนี้จึงต้องใช้ความรัดกุม เพื่อให้งบไม่บานปลาย

ทำไม “โรงแรม” ถึงเป็นทางเลือกในการคุม Budget

ในทางตรงกันข้าม การเลือกจัดงานในโรงแรมกลับกลายเป็นทางเลือกที่ดีกว่าในมุมของการควบคุมงบประมาณ โดยเฉพาะสำหรับองค์กรที่ต้องการความแน่นอนของตัวเลข โรงแรมส่วนใหญ่นำเสนอรูปแบบ All-in-One Solution ที่รวมเอาอุปกรณ์พื้นฐานที่จำเป็นไว้ในแพ็กเกจแล้ว ไม่ว่าจะเป็นเวที โต๊ะ เก้าอี้ที่คลุมผ้าเรียบร้อย ระบบเสียงมาตรฐาน โปรเจกเตอร์ หรือแม้กระทั่งดอกไม้ตกแต่งบนโต๊ะอาหาร สิ่งเหล่านี้คือต้นทุนที่คุณไม่ต้องควักกระเป๋าจ่ายเพิ่มหรือไปดีลกับซัพพลายเออร์หลายเจ้าให้ปวดหัว ซึ่งช่วยลดความซับซ้อนในการทำงานลงได้อย่างมหาศาล

จุดเด่นสำคัญอีกประการคือเรื่องของการจัดการอาหารและเครื่องดื่ม การจัดงานในโรงแรมมักจะคิดราคาแบบต่อหัว ซึ่งรวมค่าสถานที่และค่าอาหารไว้ด้วยกัน ทำให้คุณสามารถคำนวณงบประมาณรวมได้แม่นยำตั้งแต่วันแรกที่วางแผน ไม่ต้องกังวลเรื่องค่าวัตถุดิบขึ้นราคา หรือต้องเสียค่านำเข้าบริการจัดเลี้ยงเหมือนการไปใช้ฮอลล์เปล่า นอกจากนี้ โรงแรมยังมีทีมงานพนักงาน ที่พร้อมให้บริการเสิร์ฟ ดูแลความสะอาด และอำนวยความสะดวกตลอดงาน โดยที่คุณไม่ต้องจ้าง Staff ชั่วคราวจำนวนมากมาดูแลแขก ซึ่งการมีทีมงานมืออาชีพของโรงแรมคอยซัพพอร์ตนี้ ถือเป็นการลดภาระค่าแรงและลดความเสี่ยงหน้างานได้อย่างดีเยี่ยม

Grand Park โรงแรมเอวาน่า ความจุระดับฮอลล์ ในความคุ้มค่าแบบโรงแรม

หากคุณกำลังมองหาจุดกึ่งกลางที่ลงตัวระหว่างความโอ่โถงของฮอลล์และความคุ้มค่าของโรงแรม ห้อง “Grand Park” ของโรงแรมเอวาน่า คือคำตอบที่ออกแบบมาเพื่อปิดช่องว่างนี้โดยเฉพาะ ด้วยศักยภาพที่เป็น สถานที่จัดงาน ขนาดใหญ่ สามารถรองรับผู้ร่วมงานได้สูงสุดถึง 1,000 ท่านในรูปแบบ Theater หรือ 60 โต๊ะจีนสำหรับงานเลี้ยง ซึ่งเป็นสเกลที่เทียบเท่ากับศูนย์ประชุมขนาดย่อม แต่สิ่งที่คุณจะได้รับเพิ่มเติมคือความสวยงามของห้องที่มีเพดานสูงและโครงสร้างแบบไร้เสากลาง (Pillarless) ทำให้ห้องดูโปร่ง โล่ง และหรูหรา โดยไม่ต้องสิ้นเปลืองงบประมาณไปกับการตกแต่งเพื่อปิดบังจุดบกพร่องของอาคาร

นอกจากความสวยงามและความจุแล้ว Grand Park ยังตอบโจทย์เรื่องโลจิสติกส์และการเดินทางได้อย่างสมบูรณ์แบบ ตั้งอยู่ในทำเลบางนาที่เดินทางสะดวก ใกล้ทางด่วน และที่สำคัญคือมีพื้นที่จอดรถที่สามารถรองรับรถยนต์ของแขกเหยียบพันคนได้จริง ซึ่งเป็นปัญหาใหญ่ที่สถานที่ใจกลางเมืองหรือฮอลล์บางแห่งมักจะตกม้าตาย การเลือกจัดงานที่นี่จึงเป็นการการันตีความสะดวกสบายให้กับผู้ร่วมงาน พร้อมกับช่วยให้ออแกไนเซอร์ทำงานง่ายขึ้น บริหารงบประมาณได้คงที่ และได้ภาพลักษณ์ของงานที่ยิ่งใหญ่สมฐานะในราคาที่เข้าถึงได้และสมเหตุสมผล

สรุป

ความสำเร็จของการจัดงานอีเว้นท์ขนาดใหญ่ ไม่ได้วัดกันที่ว่าใครจัดงานได้ใหญ่โตกว่ากัน แต่วัดกันที่ใครสามารถบริหารจัดการทรัพยากรที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์สูงสุด การเลือก สถานที่จัดงาน ที่มีความพร้อมและศักยภาพในการรองรับคนจำนวนมากอย่างโรงแรมที่มีห้องจัดเลี้ยงขนาดใหญ่ จะช่วยลดความเสี่ยง ลดภาระงานเอกสาร และลดค่าใช้จ่ายแฝงที่ไม่จำเป็น ทำให้คุณสามารถโฟกัสกับเนื้อหาของงานและการดูแลแขกได้อย่างเต็มที่

หากคุณกำลังมองหาห้องประชุมใหญ่ระดับ 1,000 ท่าน ที่งบไม่บานปลายและฟังก์ชันครบครัน ทีมงาน Grand Park เอวาน่า พร้อมให้คำปรึกษาและเนรมิตงานของคุณให้เป็นจริง

คิดถึงจัดเลี้ยง คิดถึงเรา

Avana Hotel มีบริการ สถานที่จัดงาน เช่าห้องประชุม ห้องสัมมนา งานจัดเลี้ยง หรือ งานแต่งงาน รองรับได้มากถึง 1,000 คน เดินทางสะดวก ใกล้ทางด่วน และ ใกล้บีทีเอสบางนาเพียง 2 กม. พร้อมบริการรับส่งฟรี 

หากคณกำลังมองหาสถานที่ จัดงานอีเว้นท์ ที่จัดงานแต่ง ติดต่อเราได้ที่ Line @avana หรือโทร 02-763-2900
ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ทางเฟซบุ๊ก Avana Bangkok Hotel & Convention Centre