เมื่อตารางงานของคุณไม่ได้จบแค่การนั่งฟังบรรยายบนเวทีเดียว แต่เต็มไปด้วยกิจกรรมที่เกิดขึ้นพร้อมกัน ไม่ว่าจะเป็นการบรรยายหลัก การเสวนาบนเวทีย่อย หรือเวิร์กช็อปกลุ่มเล็ก ความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของออแกไนเซอร์คงหนีไม่พ้นการบริหารจัดการสถานที่ให้รองรับความซับซ้อนเหล่านี้ได้ หลายครั้งเรามักพยายามแก้ปัญหาด้วยการ เช่าห้องประชุม ขนาดใหญ่เพียงห้องเดียวแล้วใช้ฉากกั้นพาร์ทิชั่นแบ่งโซนเพื่อความประหยัดและรวมคนไว้ในที่เดียว แต่หารู้ไม่ว่าวิธีการนี้มักนำมาซึ่งหายนะทางเสียงและสมาธิของผู้เข้าร่วมงานอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ บทความนี้จะพาคุณไปสำรวจมุมมองใหม่ว่าทำไมการเลือกสถานที่ที่มี Layout ตอบโจทย์ตารางงาน คือกุญแจสำคัญที่จะเปลี่ยนความวุ่นวายให้กลายเป็นความราบรื่น

ปัญหาที่คุณต้องเจอ ถ้า “เช่าห้องประชุม” ห้องเดียวสำหรับงานหลายเซสชั่น

หากคุณตัดสินใจเลือกห้องโถงใหญ่ห้องเดียวแล้วกั้นแบ่งพื้นที่สำหรับกิจกรรมหลายอย่าง นี่คือปัญหาที่ต้องเจอ

1.ปัญหาเสียงรบกวนข้ามโซน

แม้ว่าฉากกั้นห้องสมัยใหม่จะเคลมว่าเก็บเสียงได้ดี แต่ในทางปฏิบัติเมื่อเจอกับระบบเครื่องเสียงงานอีเว้นท์ที่มีความดังสูง เสียงเบสจากเวทีหลักมักจะลอดผ่านช่องว่างด้านบนหรือสะเทือนผ่านพื้นไปรบกวนโซน Workshop ข้างๆ เสมอ ทำให้ผู้เข้าร่วมงานเสียสมาธิ ต้องตะโกนคุยกัน และเกิดความหงุดหงิดจนเสียบรรยากาศการเรียนรู้

2.ความหนาแน่นของการเข้า-ออก งาน

ลองจินตนาการว่าผู้ร่วมงานหลายร้อยคนต้องเดินเข้า-ออกผ่านประตูหลักเพียงไม่กี่บานเพื่อแยกย้ายไปยังโซนต่างๆ ภายในห้องโถงเดียวกัน ความวุ่นวายย่อมเกิดขึ้นอย่างแน่นอน ทั้งการเดินสวนกันไปมา การยืนออหน้าทางเข้า หรือความสับสนในการหาโซนที่นั่ง ซึ่งทำให้ภาพรวมของงานดูไม่เป็นระเบียบเรียบร้อยนอกจากนี้ยังมีเรื่องของการขาดความเป็นส่วนตัว หากในงานของคุณมีการเจรจาธุรกิจสำคัญ หรือการประชุมกลุ่มย่อยระดับ VIP ที่ต้องการความมิดชิด การใช้ฉากกั้นในห้องโถงใหญ่นั้นแทบจะไม่สามารถรักษาความลับหรือสร้างบรรยากาศที่เงียบสงบได้เลย ซึ่งอาจส่งผลต่อความเชื่อมั่นของคู่ค้าหรือแขกผู้ใหญ่ได้

ทำไมการเลือกกลุ่มห้องประชุม ถึงเป็นทางเลือกที่ดีกว่า

ทางออกที่จะช่วยแก้ปัญหาข้างต้นได้อย่างชะงัดคือการมองหา ห้องประชุมให้เช่า ในรูปแบบ Cluster Venue หรือกลุ่มห้องประชุมที่มีความหลากหลายในพื้นที่เดียวกัน แนวคิดนี้คือการมีห้องโถงใหญ่ (Plenary Hall) สำหรับพิธีเปิดหรือกิจกรรมรวมพล และมีห้องย่อย (Breakout Rooms) แยกตัวออกมาเป็นสัดส่วนแต่อยู่ในบริเวณใกล้เคียงกัน ข้อดีที่เห็นได้ชัดที่สุดคือการบริหารจัดการ Flow ของคน หรือ Flow Management เมื่อห้องย่อยถูกแยกออกไป ผู้เข้าร่วมงานจะรู้ทันทีว่าต้องเดินไปที่ห้องไหน ไม่เกิดการปะปนกันหรือเดินหลงโซน ลดความแออัดบริเวณหน้างานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ในด้านประสิทธิภาพการทำงาน (Efficiency) การมีห้องแยกยังช่วยให้ออแกไนเซอร์สามารถรันคิวงานแบบ Parallel Session ได้อย่างสบายใจโดยไม่ต้องกังวลเรื่องเสียงตีกัน คุณสามารถจัดเวิร์กช็อปเสียงดังในห้องหนึ่ง ในขณะที่อีกห้องกำลังมีการบรรยายวิชาการอันเงียบสงบได้พร้อมกัน นอกจากนี้ ทีมงานยังสามารถเข้าไป Set up อุปกรณ์ในห้องย่อยรอไว้ล่วงหน้าได้เลย โดยไม่ต้องรอเคลียร์พื้นที่หรือรอรื้อฉากกั้นจากเวทีหลัก ทำให้กระบวนการเปลี่ยนผ่านกิจกรรม (Transition) เป็นไปอย่างรวดเร็วและเป็นมืออาชีพ

บริหาร Agenda สุดหินได้ง่าย ๆ ที่โซนห้องประชุม โรงแรมเอวาน่า

สำหรับออแกไนเซอร์ที่กำลังมองหาสถานที่ที่ตอบโจทย์ความซับซ้อนนี้ โรงแรมเอวาน่าถือเป็นตัวเลือกที่น่าสนใจด้วยจุดเด่นเรื่องความหลากหลาย ที่นี่มี ห้องประชุม ให้เลือกหลากหลายขนาด โดย อาคารเอ จะมีห้องประชุมขนาด 10 คน ไปจนถึง 300 คน ส่วนห้องประชุมที่รองรับแขกได้มากกว่า 300 ท่าน จะอยู่ที่อาคารแกรนด์พาร์ค 

ความคุ้มค่า ของการมา เช่าห้องประชุม ที่นี่ คือคุณจะได้ความยืดหยุ่นในระดับเดียวกับศูนย์ประชุมขนาดใหญ่ แต่มาพร้อมกับการบริการและสิ่งอำนวยความสะดวกครบครันในรูปแบบโรงแรม ทั้งเรื่องที่จอดรถ อาหารจัดเลี้ยง และทีมงานซัพพอร์ตมืออาชีพ ในราคาที่จับต้องได้และคุ้มค่ากว่า ซึ่งช่วยให้คุณบริหารงบประมาณได้ง่ายขึ้นพร้อมกับได้รับผลลัพธ์ของงานที่สมบูรณ์แบบ

สรุป

การจัดการกับ Agenda ที่ซับซ้อนไม่ใช่เรื่องน่ากลัว หากคุณเริ่มต้นจากการเลือกสถานที่ที่ถูกต้อง การลงทุนเลือก เช่าห้องประชุม ที่มีการจัดสรรพื้นที่เป็นสัดส่วน มีห้องย่อยรองรับกิจกรรมที่หลากหลาย ย่อมดีกว่าการพยายามฝืนจัดทุกอย่างในห้องเดียว ผลลัพธ์ที่ได้ไม่ใช่แค่ความสะดวกในการบริหารจัดการของทีมงาน แต่คือความประทับใจและความราบรื่นที่ผู้เข้าร่วมงานจะสัมผัสได้ ซึ่งเป็นสิ่งที่ประเมินค่าไม่ได้สำหรับคนทำอีเว้นท์

หากคุณมีตารางกิจกรรมที่แน่นเอี๊ยดและต้องการคำแนะนำเรื่องการจัดสรรพื้นที่ ปรึกษาทีมงานโรงแรมเอวาน่าได้ทันที เราพร้อมช่วยคุณวางแผนให้ทุกวินาทีในงานของคุณมีความหมาย

คิดถึงจัดเลี้ยง คิดถึงเรา

Avana Hotel มีบริการ สถานที่จัดงาน เช่าห้องประชุม ห้องสัมมนา งานจัดเลี้ยง หรือ งานแต่งงาน รองรับได้มากถึง 1,000 คน เดินทางสะดวก ใกล้ทางด่วน และ ใกล้บีทีเอสบางนาเพียง 2 กม. พร้อมบริการรับส่งฟรี 

หากคณกำลังมองหาสถานที่ จัดงานอีเว้นท์ ที่จัดงานแต่ง ติดต่อเราได้ที่ Line @avana หรือโทร 02-763-2900
ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ทางเฟซบุ๊ก Avana Bangkok Hotel & Convention Centre