เบื่อไหม? เวลาไปงานสัมมนาทีไร ก็มักจะเจอแต่ห้องประชุมบรรยากาศเดิมๆ

ภาพจำของ ห้องประชุม สี่เหลี่ยมสีขาวทึบ ไฟฟลูออเรสเซนต์สว่างจ้าจนแสบตา และ Coffee Break ที่เราแทบจะเดาเมนูได้ตั้งแต่ยังไม่เริ่มงาน บรรยากาศที่คุ้นเคยเหล่านี้อาจส่งผลโดยตรงต่อผู้เข้าร่วมงานมากกว่าที่เราคิด มันทำให้คนหมดไฟได้ง่าย ๆ หลายคนเลือกที่จะก้มหน้าเช็กมือถือแทนที่จะจดจ่อกับวิทยากร และสุดท้าย สาระสำคัญอันยอดเยี่ยมที่คุณอุตส่าห์เตรียมมาอย่างดี ก็อาจจะไปไม่ถึงผู้ฟังอย่างที่ควรจะเป็น

ความจริงแล้ว สถานที่จัดงาน และฟังก์ชันที่ซ่อนอยู่ใน ห้องประชุมสัมมนา มีส่วนอย่างมากในการยกระดับประสบการณ์ (Experience) ของผู้เข้าร่วม บทความนี้จะมาแชร์ 5 ไอเดียสำคัญในการเลือกห้องประชุม ที่จะช่วยเปลี่ยนงานสัมมนาที่แสนน่าเบื่อ ให้กลายเป็นประสบการณ์สุดว้าวที่ทุกคนต้องจดจำ

5 ไอเดียอัปเกรดห้องประชุมสัมมนา ให้ไม่น่าเบื่ออีกต่อไป

การจะสร้างความ “ว้าว” ไม่จำเป็นต้องใช้งบประมาณมหาศาลในการจ้างวิทยากรชื่อดังเสมอไป แต่สามารถเริ่มต้นได้จากการใส่ใจในรายละเอียดของสถานที่ที่คุณเลือก

1. สร้างอารมณ์ร่วมด้วย “แสง สี เสียง”

ลองนึกถึงห้องประชุมแบบเก่า ที่มีเพียงไฟฟลูออเรสเซนต์สว่างจ้าตลอดทั้งงาน ไม่ว่าเนื้อหาบนเวทีจะตื่นเต้น ดราม่า หรือต้องการสร้างแรงบันดาลใจแค่ไหน แสงไฟก็ยังคงสว่างจ้าเท่าเดิม เพิ่มเติมคือระบบเสียงไมค์หอน หรือลำโพงที่เสียงแตกพร่าจนฟังไม่รู้เรื่อง ทำให้ผู้ฟังเสียสมาธิ

เพราะฉะนั้น ห้องประชุม ยุคใหม่ต้องไม่ใช่แค่นั้น มองหา สถานที่จัดงาน ที่มีระบบ “Dynamic Lighting” หรือ “Mood Lighting” ที่สามารถย้อมสีผนังห้องให้เป็นไปตามธีมงาน (เช่น สีอัตลักษณ์ของแบรนด์คุณ) หรือสามารถหรี่ไฟเฉพาะจุดเพื่อสร้างโฟกัสเมื่อต้องการเปิดวิดีโอสำคัญ ในขณะเดียวกัน ระบบเสียงระดับมืออาชีพที่คมชัด ไม่เพียงแต่ทำให้เสียงของวิทยากรน่าฟัง แต่ยังช่วยสร้างพลังงานบวกและกระตุ้นผู้เข้าร่วมได้ตลอดทั้งงาน

2. “Breakout Room” พื้นที่ย่อยสำหรับไอเดียใหญ่

การต้องนั่งฟังบรรยาย แบบมาราธอน 3 ชั่วโมงเต็มในห้องสี่เหลี่ยมห้องเดียว คือยานอนหลับชั้นดี ไม่ว่าเนื้อหาจะเข้มข้นแค่ไหน ผู้เข้าร่วมก็เริ่มหลับใน หมดสมาธิ หรือรู้สึกอึดอัดที่ต้องนั่งนิ่งๆ นานเกินไป ลองเลือก สถานที่จัดงาน ที่มีความยืดหยุ่นสูง เช่น มี “Breakout Room” (ห้องย่อย) หลายๆ ขนาด หรือเป็น ห้องประชุมสัมมนา ขนาดใหญ่ที่สามารถใช้ Partition (ผนังกั้นห้อง) เพื่อแบ่งโซนได้ เหตุผลที่มัน “ว้าว” ก็เพราะมันเปิดโอกาสให้ผู้จัดงานสามารถออกแบบเซสชันกลุ่มย่อยได้ ให้ผู้เข้าร่วมได้ลุกขึ้นเปลี่ยนอิริยาบถ แบ่งกลุ่มทำ Workshop หรือระดมสมองกัน การได้ขยับตัวและพูดคุยแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกันเองนี่คือวิธีปลุกพลังงาน ที่ดีที่สุด

3. “Creative Catering” เบรกที่น่าจดจำ

ภาพจำของคอฟฟี่เบรกคือ กาแฟ ที่ถูกจัดวางคู่กับขนมปังไส้กรอก หรือคุ้กกี้ชิ้นเล็กๆ แบบเดิมๆ ที่ทุกคนคุ้นเคยจนไม่รู้สึกตื่นเต้นหรือประทับใจอะไร เป็นเพียงการเติมพลังงานให้ผ่านไปอีกหนึ่งเซสชันเท่านั้น

เบรกที่ดีในยุคนี้ต้องไม่ใช่แค่ “ของว่าง” แต่ต้องเป็น “ประสบการณ์” ที่สร้างความประทับใจ ลองมองหาสถานที่ที่สามารถจัด Theme Break ได้ เช่น ธีมรักษ์สุขภาพ (น้ำผลไม้สกัดเย็นและกราโนล่าบาร์), ธีมขนมไทยโบราณ หรือมี “Live Station” ที่สร้างความตื่นตาตื่นใจ เช่น บาร์กาแฟสดที่มีบาริสต้ามาดริปให้, ซุ้มน้ำผลไม้ปั่นตามสั่ง, หรือแม้แต่ซุ้มไอศกรีมโฮมเมด สิ่งเล็กน้อยเหล่านี้สร้าง Impact ได้มหาศาล และมักจะเป็นจุดที่คนถ่ายรูปแชร์ลงโซเชียลมีเดียมากที่สุดจุดหนึ่ง

4. “Tech & Interactive” รองรับงานยุคใหม่

ปัญหาคลาสสิกที่เจอประจำคือ จอโปรเจกเตอร์สีซีดๆ ที่สู้แสงหน้าต่างไม่ได้ ทำให้มองไม่เห็นสไลด์ หรือระบบ Wi-Fi ของสถานที่ที่ช้ามากจนผู้เข้าร่วมงานต้องหงุดหงิดและเปลี่ยนไปใช้ 5G ส่วนตัวแทน

เพราะฉะนั้น ห้องประชุม ที่ดีในปัจจุบันต้องพร้อมสำหรับเทคโนโลยี มองหาห้องที่ “Hybrid Ready” คือสามารถรองรับ “Hybrid Meeting” ได้ทันที ไม่ว่าจะเป็นระบบกล้องคุณภาพสูงที่จับภาพไปยังวิทยากรและผู้ฟัง, ระบบไมค์ประชุมที่ชัดเจน และที่ขาดไม่ได้คืออินเทอร์เน็ตความเร็วสูงที่เสถียร นอกจากนี้ หากสถานที่นั้นมีจอ “Interactive Screen” (จอสัมผัส) ให้วิทยากรใช้เขียนหรือโต้ตอบได้ หรือมี “Video Wall” จอ LED ขนาดใหญ่ จะทำให้การนำเสนอดูอลังการ ทันสมัย และดึงดูดสายตาผู้ฟังได้มากกว่าจอโปรเจกเตอร์แบบเดิมๆ หลายเท่า

5. “พื้นที่ส่วนกลาง” (Foyer) ด่านแรกสร้างความประทับใจ

ภาพที่มักเกิดขึ้นคือ โต๊ะลงทะเบียนเล็กๆ ที่ตั้งขวางทางเดิน หรือจัดวางอยู่หน้าห้องน้ำ ทำให้คนต้องมาต่อคิวออหน้างานอย่างแออัด บรรยากาศดูวุ่นวายและไม่เป็นมืออาชีพตั้งแต่ยังไม่เริ่มงาน

การเลือกพื้นที่ Foyer หรือล็อบบี้หน้า ห้องประชุม ที่มี “Welcome Area” กว้างขวาง สวยงาม หรือมีวิวที่ดี จะช่วยให้การลงทะเบียนลื่นไหล ไม่แออัด และสร้างความรู้สึกที่ดีให้กับผู้ร่วมงานตั้งแต่ก้าวแรก นอกจากนี้ พื้นที่ Foyer ยังสำคัญอย่างยิ่งสำหรับการ “Networking” ในช่วงเบรก สถานที่ที่ดีควรมีมุมโซฟา หรือสามารถจัดวางโต๊ะค็อกเทลให้คนได้ยืนคุยแลกเปลี่ยนนามบัตรกันได้อย่างสะดวกสบาย แทนที่จะต้องยืนคุยกันตามทางเดิน

คำถามที่พบบ่อย

Q1: ถ้าเราอยากนำอุปกรณ์ แสง สี เสียง เข้าไปจัดเองในห้องประชุมได้หรือไม่? 

A: ขึ้นอยู่กับนโยบายของแต่ละสถานที่จัดงานครับ บางแห่งอนุญาตโดยมีค่าธรรมเนียม (ค่านำเข้า) หรือบางแห่ง (โดยเฉพาะโรงแรม) อาจกำหนดให้ใช้อุปกรณ์ In-house หรือ Vendor ที่กำหนดเท่านั้น เพื่อป้องกันความเสียหายต่อระบบของห้อง แนะนำให้สอบถามเงื่อนไขนี้ให้ชัดเจนก่อนจอง

Q2: การจัด Catering แบบ Live Station หรือ Theme Break ราคาแพงกว่าปกติมากไหม? 

A: โดยทั่วไปราคาสูงกว่า Coffee Break มาตรฐานเล็กน้อย แต่ผลลัพธ์ที่ได้ในแง่ของความประทับใจนั้นคุ้มค่ามาก หลายสถานที่จัดงานมักมีแพ็คเกจที่สามารถปรับแต่งได้ หรือสามารถต่อรองเป็นส่วนหนึ่งของแพ็คเกจการประชุมได้

Q3: งานสัมมนาแบบ Hybrid Meeting จำเป็นต้องใช้ห้องประชุมที่มีอุปกรณ์ครบเลยหรือไม่? 

A: การเลือกห้องประชุมที่ “Hybrid Ready” (มีระบบกล้อง ไมค์ และอินเทอร์เน็ตพร้อม) จะสะดวกและเป็นมืออาชีพที่สุด แต่หากสถานที่นั้นไม่มีจริงๆ เราสามารถจ้างทีม Organizer ภายนอกเข้ามาติดตั้งระบบได้ แต่ต้องมั่นใจว่าอินเทอร์เน็ตของสถานที่นั้นมีความเสถียรเพียงพอ

สรุป

จะเห็นได้ว่า การจัดงานสัมมนาให้ “ว้าว” นั้น ไม่ได้ขึ้นอยู่กับเนื้อหาหรือวิทยากรที่เชิญมาเพียงอย่างเดียว แต่ ห้องประชุม ที่มีฟังก์ชันครบครันคือผู้ช่วยคนสำคัญที่จะยกระดับประสบการณ์ทั้งหมดของผู้เข้าร่วมงาน

ห้องประชุม ที่ดีในปัจจุบันจึงไม่ได้มีแค่ 4 ด้าน แต่ต้องมีความยืดหยุ่น (Flexibility) สูง และมีฟังก์ชันเสริมที่พร้อมสนับสนุนการสร้างประสบการณ์ใหม่ๆ ให้ผู้เข้าร่วม ไม่ว่าจะเป็นระบบไฟที่ปรับอารมณ์ได้, เทคโนโลยีที่รองรับการมีส่วนร่วม, หรือแม้แต่อาหารเบรกที่สร้างสรรค์เกินความคาดหมาย

ในการเลือก “สถานที่จัดงาน” ครั้งต่อไปของคุณ ลองมองหาฟังก์ชันเหล่านี้ดู แล้วคุณจะสามารถเปลี่ยนสัมมนาธรรมดาๆ ที่แสนน่าเบื่อ ให้กลายเป็นงานที่น่าจดจำและสร้างความประทับใจให้ผู้ร่วมงานได้อย่างแน่นอน

Avana Hotel มีบริการ สถานที่จัดงาน เช่าห้องประชุม ห้องสัมมนา งานจัดเลี้ยง หรือ งานแต่งงาน รองรับได้มากถึง 1,000 คน เดินทางสะดวก ใกล้ทางด่วน และ ใกล้บีทีเอสบางนาเพียง 2 กม. พร้อมบริการรับส่งฟรี 

หากคณกำลังมองหาสถานที่ จัดงานอีเว้นท์ ที่จัดงานแต่ง ติดต่อเราได้ที่ Line @avana หรือโทร 02-763-2900
ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ทางเฟซบุ๊ก Avana Bangkok Hotel & Convention Centre